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Article 30 : divers congés payés ou non payés

30.1 Compte tenu des circonstances qui justifient les congés décrits dans cet article, l'employé doit recevoir l'autorisation du doyen ou du directeur du service, ou de leurs délégués.

30.2 Un congé spécial rémunéré ne peut être accordé lorsque l'événement se produit au cours d'une période de fermeture de l'Université.

30.3  Congé de deuil payé

  • L'employé a droit à un congé payé de cinq (5) jours ouvrables en cas de mortalité dans sa famille immédiate. Le terme "famille immédiate" se limite aux personnes suivantes : père, mère, parent nourricier, frère, sœur, conjoint ou conjointe, enfant, enfant du conjoint ou de la conjointe, enfant en tutelle, beau-père, belle-mère.
  • L'employé a droit à un congé payé d'une durée de trois (3) jours ouvrables en cas de décès d'un petit-fils ou d'une petite-fille ou de son ou sa conjointe. Lorsque les funérailles de ces personnes ont lieu à plus de trois cent vingt (320) kilomètres d'Ottawa (200 milles), l'employé bénéficie d'un (1) jour de congé payé supplémentaire.
  • L'employé a droit à un congé payé d'un (1) jour ouvrable à l'occasion du décès d'une personne ayant avec lui-même ou avec son conjoint ou sa conjointe le lien de parenté suivant : grands-parents, belle-sœur, beau-frère, gendre, bru, oncle, tante.
  • Lorsque les funérailles de ces personnes ont lieu à plus de trois cent vingt (320) kilomètres d'Ottawa (200 milles), l'employé bénéficie d'un (1) jour de congé payé supplémentaire.

30.4  Congé pour mariage

L'employé bénéficie, une seule fois durant son emploi à l'Université, d'un congé payé de cinq (5) jours ouvrables à l'occasion de son mariage. L'employé doit en faire la demande au moins quatre (4) semaines à l'avance.

30.5  Congé pour déménagement

Au plus une fois par année civile, l'employé bénéficie d'un congé payé d'un (1) jour ouvrable pour cause de déménagement lorsqu'il change d'adresse domiciliaire permanente.

30.6  Rendez-vous médicaux et traitements

  • En tout temps, l'employé s'efforce de prendre ses rendez-vous médicaux à l'extérieur des heures de travail ou au début ou à la fin de la journée de travail pour minimiser l'effet de son absence sur son secteur.
  • L'employé avise son supérieur immédiat dans un délai raisonnable lorsqu'il doit s'absenter pour un rendez-vous médical ou un traitement.
  • Une période maximale de trois heures et demi (3.5) est accordée pour les rendez-vous préventifs ou de diagnostic chez un médecin, un dentiste ou un optométriste. Si une absence de plus de trois heures et demi (3.5) est requise, cette période d'absence est comptabilisée et traitée comme un congé de maladie à moins que le temps soit remis en heures de travail.
  • Tous les rendez-vous aux fins de traitement médical sont comptabilisés et traités comme des congés de maladie, et validés au Secteur santé, mieux-être et congés. L'employé cumule ses heures de rendez-vous approuvés et les inscrits en demi-journées ou en journées de congé de maladie dans le système de congé électronique de l'Université.

30.7  Congé pour obligations familiales ou pour un événement jugé exceptionnel

L'employé bénéficie d'un maximum de vingt et une (21) heures de congé payé dans une année civile pour les circonstances suivantes :

  • pour conduire un membre de sa famille à un rendez-vous chez le médecin ou le dentiste, lorsque cette personne est incapable de s'y rendre seule, ou pour des rendez-vous avec les autorités appropriées des établissements scolaires ou des organismes d'adoption. On s'attend à ce que l'employé fasse des efforts raisonnables pour fixer les rendez-vous des membres de sa famille chez le médecin ou le dentiste de manière à réduire au minimum ou à éviter les absences du travail;
    • aux fins de 30.7 a), la famille comprend le conjoint ou la conjointe, l'enfant ou l'enfant de la conjointe, l'enfant nourricier, le père, la mère, le père et la mère par remariage ou nourriciers ou tout autre parent demeurant en permanence avec l'employé ou chez qui demeure en permanence l'employé;
    • l'employé qui demande un congé en vertu de la présente disposition doit obtenir l'autorisation au préalable de son supérieur immédiat. La demande n'est pas refusée sans motif valable.
  • pour prodiguer des soins immédiats et temporaires à un membre malade ou à une personne âgée de sa famille et lui permettre de prendre d'autres dispositions lorsque la maladie se prolonge;
  • dans des circonstances exceptionnelles l'empêchant de se rendre au travail, comme l'hospitalisation d'un membre de sa famille à charge, de son conjoint ou de sa conjointe, un incendie, un dégât d'eau ou une entrée par effraction à son domicile.

L'employé avise son supérieur immédiat dans les meilleurs délais en ce qui à trait aux circonstances décrites en 30.7 b) et c).

Les périodes utilisées sont comptabilisées en heures, mais entrées par l'employé dans le système électronique de congé en demi-journées ou journées complètes.

30.8  Congé spécial non payé

Nonobstant le congé prévu en 30.7, l'employé régulier ou à terme (temporaire) peut aussi bénéficier d'un maximum de 10 jours de congé spécial non payé selon les termes de la Loi sur les normes d'emploi, pour l'un ou l'autre des motifs suivants :

  • une maladie, une blessure ou une urgence médicale;
  • le décès, la maladie, une blessure ou une urgence médicale d'un proche parent ou d'une personne à charge; ou
  • une affaire urgente touchant un proche parent ou une personne à charge.

Chaque demi-journée de congé prise en vertu du présent article est considérée comme une journée ouvrable complète. L'employé doit fournir à son supérieur immédiat une preuve raisonnable des circonstances entourant la prise de ces congés.

30.9  Congé familial pour raison médicale

Comme le prévoit la Loi sur les normes d'emploi, l'employé régulier a droit à un congé familial non payé pour raison familiale d'au plus huit (8) semaines civiles pour offrir des soins ou du soutien à un proche parent si un praticien de la santé qualifié délivre un certificat attestant que ledit parent est gravement malade et que le risque de décès est important au cours d'une période de vingt-six (26) semaines ou moins. L'employé peut se prévaloir du programme d'assurance-emploi fédéral s'il remplit les conditions.

30.10  Congé pour comparution

L'Université accorde un congé payé à l'employé pendant la période de temps où il est tenu :

  • d'être disponible pour la sélection d'un jury;
  • de faire partie d'un jury; ou
  • d'assister, sur assignation ou sur citation, comme témoin à une procédure à laquelle il n'est pas partie.

Pour bénéficier de tels congés, l'employé doit informer par écrit le doyen ou le directeur du service, selon le cas, le plus tôt possible et justifier cette comparution par un document approprié.

La rémunération que l'employé reçoit pour le congé de comparution est diminuée de toute somme payée par la cour pour ladite comparution.

Un congé de comparution ne s'applique pas aux employés qui purgent une peine d'incarcération.

Dans le cas où la présence d'un employé est requise devant un tribunal civil, administratif ou pénal dans une cause où il est partie, il est admissible à un congé non payé, ou peut utiliser des jours de congés annuels à cet effet.

30.11  Présence aux services religieux obligatoires

Une absence rémunérée est accordée à l'employé afin d'assister durant les heures de travail à un service religieux obligatoire. L'Université détermine le temps jugé nécessaire pour y assister.

30.12  Congé non payé

  • Le doyen ou le directeur du service (selon le cas) qui en apprécie le motif peut autoriser un congé non payé avec protection du poste à un employé régulier qui compte cinq (5) années de service continu pour une période maximale d'un (1) an. Le congé demandé, après consultation du Service des ressources humaines, peut être prolongé. Dans ce cas, tout congé de plus de douze (12) mois est régi par 30.12f) pour ce qui est des avantages applicables.
  • Pendant un congé non payé autorisé comprenant la protection du poste, l'employé régulier conserve son poste même si un remplaçant est embauché.
  • L'approbation d'un congé non payé ne comprenant pas la protection du poste relève de la direction du Service des ressources humaines, qui ne le refuse pas sans motif valable. Un tel congé n'est pas approuvé pour une période de plus d'un an. Dans des circonstances très exceptionnelles, une demande pour un congé de deux ans, au maximum, est accordée.
  • L'autorisation d'un congé non payé avec protection du poste est à la discrétion du doyen ou du directeur du service selon le cas et prend en considération les critères suivants :
    • le motif du congé;
    • la durée du congé;
    • l'ancienneté de l'employé;
    • la durée de service prévue après le retour au travail;
    • les possibilités d'obtenir, à titre temporaire, un remplaçant compétent; et
    • le rendement.
    • Le Service des ressources humaines est à la disposition des doyens et directeurs de service aux fins de consultation.

  • L'employé régulier qui bénéficie d'un congé non payé avec protection du poste continue à participer aux avantages sociaux assurés, aux conditions suivantes :
    • pendant les trois premiers mois du congé, l'employé régulier bénéficie de tous les avantages sociaux assurés auxquels son salaire lui donne droit normalement, selon la répartition des coûts qui existait juste avant le congé;
    • l'employé régulier peut continuer de participer aux programmes d'avantages sociaux assurés de l'Université après le troisième (3e ) mois du congé non payé, à condition d'en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente (30) jours avant le commencement du congé et de s'engager à en payer intégralement le coût (cotisations de l'employeur et de l'employé);
    • durant le congé, l'employé régulier peut continuer à participer au Régime de pension de l'Université à la condition de verser la cotisation de l'employeur et celle de l'employé.
  • L'employé régulier qui bénéficie d'un congé non payé sans protection du poste peut continuer à participer aux avantages sociaux assurés, aux conditions énumérées ci-dessous, mais il n'en a pas l'obligation.
    • Pendant les trois (3) premiers mois du congé, l'employé régulier peut bénéficier de tous les avantages sociaux assurés auxquels son salaire lui donne droit normalement, selon la répartition usuelle des coûts.
    • L'employé régulier peut continuer de participer aux programmes d'avantages sociaux assurés de l'Université après le troisième (3e ) mois du congé non payé, à condition d'en aviser le Service des ressources humaines par écrit au moins trente (30) jours avant le commencement du congé et de s'engager à en payer intégralement le coût (cotisations de l'employeur et de l'employé).
    • Durant le congé, l'employé régulier peut continuer à participer au Régime de pension de l'Université à la condition de verser la cotisation de l'employeur et celle de l'employé.
    • Durant le congé, l'employé ne peut accéder au Programme d'exemption des droits de scolarité.
    • Pendant ledit congé et pour une période maximale de douze (12) mois à la fin, l'employé peut postuler tout poste affiché pour lequel il satisfait aux exigences essentielles. Les règles prévues en 18.4 s'appliquent. L'employé qui est nommé à un poste conformément à l'article 18 doit l'occuper à la date indiquée dans l'avis de nomination. Si l'employé refuse ledit poste, il est réputé avoir abandonné son emploi.
  • L'employé régulier qui a obtenu un congé non payé avec garantie de poste qui désire réintégrer son poste avant l'échéance de son congé ou la date prévue de son retour, doit en aviser par écrit le doyen ou le directeur du service, à la condition de le faire au moins un (1) mois civil avant la nouvelle date de retour prévue et avec l'accord du doyen ou du directeur du service.
  • Aucune retenue de progrès dans le rang (PDR) n'est effectuée pour les périodes de congé non payé de trois mois et moins. Dans le cas d'un congé non payé de plus de trois mois, le PDR est retenu au prorata de la période de congé. La totalité du PDR est accordée à un employé régulier en congé non payé si ses activités pendant ce congé sont reconnues comme étant de l'expérience ou des études pertinentes au poste occupé à l'Université. Dans de tels cas, la décision est prise conjointement par la direction de la faculté ou du service et la direction du Service des ressources humaines.
  • L'employé régulier qui a obtenu un congé non payé avec garantie de poste qui réintègre son poste à la fin de son congé reçoit le même salaire de base qu'il recevait juste avant son départ, ajusté d'augmentations salariales pour le coût de la vie qui auraient été accordées en son absence, du moment que ces ajustements ne l'amènent pas au-delà du salaire maximal pour sa classe salariale.
  • L'employé régulier déjà en congé non payé n'est pas admissible aux divers congés prévus dans la convention.

30.13  Congés non payés pour charges publiques

Un congé non payé pour participation aux activités militaires et paramilitaires du gouvernement du Canada est approuvé sur demande selon les modalités des ententes avec le gouvernement et les programmes en vigueur.

  • Un employé régulier qui se porte officiellement candidat aux élections législatives du Canada ou d'une province, ou encore à la charge de maire de la Ville d'Ottawa ou de Gatineau ou à toute autre fonction jugée semblable par l'Université, peut demander un congé non payé pour une période maximale de soixante (60) jours civils consécutifs, durant laquelle il fait campagne. S'il est élu, l'employé régulier peut bénéficier d'un congé non payé sans protection du poste pour une période maximale égale à la durée de son premier mandat.