Mon infoPersonnel étudiant syndiqué avec tâches d’enseignement ou de recherche

Article 18 : affichage des postes et nominations

18.1 Disposition générale

18.1.1 Le présent article s'applique aux assistantes d'enseignement, aux tuteurs, aux démonstrateurs, aux correcteurs, aux surveillants d'examens, aux moniteurs de laboratoire et aux assistantes de recherche qui sont rémunérées à même le budget de fonctionnement de l'Université.

18.2 Nominations

18.2.1 Une nomination à temps complet correspond à une nomination ou à des nominations comptant au total cent trente (130) heures pour une année d’études, selon la définition prévue à l'article 1.1.

18.2.2 Il n'est pas nécessaire que toutes les nominations soient à temps complet. L'employée peut travailler plus d'heure qu'une nomination à temps complet, tant que les dispositions de la présente convention collective sont respectées.

18.2.3 Annulation des nominations ou des contrats

18.2.4.1 Les parties reconnaissent que l'offre d'emploi écrite que fait l'Employeur à une candidate qui l'accepte constitue un contrat d'emploi ayant force obligatoire.

18.2.4.2 Il est admis que les nominations sont provisoires et qu'elles peuvent être annulées par l’Employeur si des cours sont modifiés ou s'il n'y a pas assez d'étudiantes inscrites.

Si un contrat est annulé pour les raisons mentionnées dans le présent article, l'Employeur doit prendre l'une ou l'autre de ces mesures :

  • soit leur assigner d'autres fonctions, incluant des fonctions n'ayant aucun rapport avec le poste annulé, à la condition que l'Employeur s'assure que les fonctions confiées sont compatibles avec les services antérieurs de l'employée chez l'Employeur
  • soit leur payer la valeur résiduelle du contrat tel que prévu initialement.
  • Le calcul des heures qui restent au contrat et qui peuvent être offertes à l'employée est la différence entre le nombre d'heures déjà travaillées par l'employée au moment de l'annulation et le nombre total d'heures précisées dans le contrat initial. En ce qui a trait aux dispositions prévues à l'article 31.7, un décompte des heures travaillées par l'employée au moment de l'annulation du contrat peut être fourni à l'Employeur pour être considéré comme preuve des heures travaillées.

18.2.4.3 Après l'offre d'emploi et l'acceptation du poste, l'Employeur doit informer l'employée de toute condition d'emploi additionnelle qui ne figurait pas dans l'affiche initiale de poste et lui donner la chance de satisfaire à cette condition.

18.2.4 Les nominations ne doivent pas être divisées au seul motif de contourner l’obligation d’afficher. En outre, les nominations pour un cours ne doivent pas être divisées en nominations partielles ayant des taux salariaux différents.

18.3 Affichage

18.3.1 Délais d’affichage

  • Les nominations ayant vingt (20) heures ou plus ne seront pas affichées plus tard que quinze (15) jours ouvrables avant le début de la nomination. Ces nominations seront affichées pour au moins dix (10) jours ouvrables.
  • Les nominations, autres que des assistanats de recherches, égalent à ou plus de vingt (20) heures, qui ne pourraient pas avoir été affichées avant le début de la session, seront affichées pendant au moins cinq (5) jours ouvrables avant le début de la nomination. Ceci ne sera pas employé pour éviter la procédure d'affichage normal décrit en a) ci-dessus.
  • Les parties conviennent qu'il est généralement souhaitable que l'affichage ne se termine pas plus de deux mois avant le début d'une nomination, de façon à coïncider avec l'affichage des postes vacants (art. 18.3.3).

18.3.2 Situations où l’affichage n’est pas requis

  • Là où une nomination devient vacante et un remplacement est requis dans cinq (5) jours ouvrables après la notification indiquant que la nomination vacante a été donnée, la balance de la nomination n'a pas à être affichée.
  • Les nominations de moins de vingt (20) heures n'ont pas à être affichées.
  • Toutefois, si les nominations sont affichées, les obligations d'affichages précités seront appliquées.

18.3.3 Avis d’affichage

Les emplois vacants sont toujours affichés sur le site web de l’Employeur et sur un babillard de l'unité réservé en partie ou en totalité à cette fin. L'Employeur envoie à ses étudiantes des cycles supérieurs et aux autres employées qui ont eu des contrats au cours des douze (12) derniers mois un avis électronique pour les informer des emplois vacants, avant la fin des mois de juin, d'octobre et de février de chaque année, pour les informer de leur responsabilité de surveiller les affichages de poste et de postuler.

18.3.4 Une copie électronique de chaque affichage d'emploi est transmise au Syndicat dans un délai d’un (1) jour ouvrable à partir du début de l'affichage.

18.3.1 Contenu d’un affichage de poste

L'affichage des offres d'emploi fournit une brève description du travail, le classement et le taux de salaire, les qualifications requises, le lieu de l'emploi, la langue dans laquelle le travail devra être effectué (s'il y a lieu), le nom du superviseur (s'il est connu), le nombre d'heures de travail exigées, le nombre approximatif d'inscriptions au cours, le nom de la personne à qui soumettre la demande d'emploi, la date limite pour soumettre la demande, les documents spécifiques requis pour la demande, les conditions d’emplois et les autres renseignements pertinents.

Les affichages devront explicitement mentionner toutes circonstances exceptionnelles liées à l’emploi, telles que le financement externe (voir Article 30), l’obligation de voyager, etc.

L'affichage des offres d'emploi porte la date du jour où il est affiché.

18.3.2 Qualifications requises

Les qualifications requises sont établies de manière raisonnable. De plus, les qualifications requises ne peuvent être modifiées dans le but d'exclure des candidates qui ont auparavant rempli les fonctions de cet emploi avec succès.

18.4 Demandes d'emploi

18.4.1 Les demandes pour les postes affichés devraient être soumises à l’aide du système informatisé de demande d’emploi, au plus tard le jour où l’affichage prend fin, tel que spécifié dans l’affichage (voir l'annexe D).

18.4.2 Il incombe à la candidate de fournir tous les renseignements nécessaires sur lesquels reposera la décision de l'embaucher.

18.4.3 Par défaut, la candidature vise un poste précis. Cependant, la candidature à un poste d'assistante d’enseignement suppose également que la candidate peut être considérée pour tous les autres postes pour lesquels elle est qualifiée dans l'unité où elle a expressément posé sa candidature. La candidate peut toujours indiquer qu'elle ne souhaite pas être considérée pour d'autres postes que celui auquel elle s'est présentée.

18.4.4 Pour chaque poste, l'offre du poste à la candidate retenue sera faite soit par écrit ou par courriel dans les dix (10) jours suivant l'approbation de l'embauche par l'unité. Nonobstant le précédent, tout postulant sera avisé des résultats de leur demande d'emploi.

Les offres d'emploi acceptées doivent être accompagnées d'un lien Web vers les documents suivants et les instructions pertinentes :

  • formulaire de Description de poste et attribution des heures (Annexe B)
  • directives pour préparer le formulaire de Description de poste et de l'attribution des heures (Annexe C)
  • formulaire de Révision de la charge de travail (Annexe E)
  • formulaire d'Évaluation officieuse (Annexe F, conformément à l'article 16.5).

18.4.5 L'Employeur doit conserver les candidatures dans les dossiers de l'unité pertinente pendant douze (12) mois, après quoi toutes les candidatures seront conservées en sécurité dans les dossiers des Relations de travail pendant au moins trois (3) années additionnelles.

18.4.6 Obligation d'accommodement

Sur demande de la candidate, l'Employeur fournit un exemplaire du formulaire de Demande d'emploi (Annexe D) dans le format demandé, y compris mais sans s’y limiter en format papier ou électronique. Si l'Employeur a besoin de plus de deux (2) jours ouvrables pour accommoder la candidate, la date de clôture de l'affichage est reportée du nombre de jours correspondants à la période nécessaire pour accommoder la demande.

18.5 Attribution des postes

18.5.1 L'Employeur attribue les postes en tenant compte tout d'abord de ce qui suit :

  • ses obligations envers les employés aux termes des paragraphes 18.7.1, 18.7.2. et 18.7.3;
  • la nécessité qu'il a d'attirer d'excellentes étudiantes qui poursuivront leurs études supérieures avec l'unité scolaire qui les embauche et de conserver des niveaux de soutien concurrentiels par divers moyens, dont les bourses ou autres engagements de soutien financier.
  • Dans tous les cas, l'Employeur suivra les critères d'embauche (art. 18.6).

18.5.2 L'Employeur peut allouer un certain nombre de postes pour honorer ses obligations aux termes des paragraphes 18.7.1, 18.7.2 et 18.7.3 ou d'offres de soutien financier. L'Employeur ne peut cependant pas réserver des postes précis à ces fins.

18.5.3 Les parties reconnaissent qu'il est possible qu'il n'y ait pas assez de contrats et d'heures dans le programme, de l’unité ou de la faculté pour accorder des nominations complètes. Dans ce cas, l'Employeur peut reporter les heures auxquelles le membre a droit à l'année d'études suivante s'il respecte les conditions suivantes :

  • il a demandé et obtenu le consentement du membre;
  • si le membre accepte, son consentement se limite aux heures et à l'année d'études précisées dans l'offre;
  • le report des heures à l'année suivante n'aura aucune conséquence sur la sécurité d'emploi du membre.
  • Si le membre refuse le report des heures restantes auxquelles il a droit, ces heures lui seront rémunérées.

18.6 Critères d'embauche

18.6.1 Seule la candidature des candidates qui satisfont aux qualifications exigées pour l'emploi affiché est examinée pour ce poste.

18.6.2 Priorité d’embauche

18.6.8.1 Aux termes du paragraphe 18.6, l'Employeur offre des postes selon l'ordre de priorité suivant :

  • Les étudiantes diplômées inscrites à temps complet à un programme associé à l'unité où le poste est offert et qui, dans une année d’études, ont reçu moins de deux nominations à temps complet ou aucune nomination.
  • Les étudiantes diplômées inscrites à temps complet à un programme associé à l'unité où le poste est offert.
  • Les étudiantes diplômées à temps complet qui ne sont pas inscrites à un programme associé à l’unité où le poste est offert.
  • Les étudiantes diplômées à temps partiel inscrites à un programme associé à l'unité où le poste est offert.
  • Les étudiantes diplômées à temps partiel qui ne sont pas inscrites à un programme associé à l'unité où le poste est offert.
  • Les étudiantes à temps complet du premier cycle inscrites à un programme associé à l'unité où le poste est offert.
  • Les autres étudiantes à temps complet du premier cycle qui ne sont pas inscrites à un programme associé à l’unité où le poste est offert.
  • Les étudiantes à temps partiel du premier cycle inscrites à un programme associé à l'unité où le poste est offert.

18.6.8.2 La candidate qui a postulé expressément aux postes prévus en vertu du paragraphe 18.4.3 sera classée avant les candidates qui n'ont pas fourni de précisions à ce sujet, sous réserve de l'ordre de priorité prévu au paragraphe 18.6.2.1.

18.6.8.3 Lorsque deux candidates sont classées à égalité selon l'ordre de priorité prévu aux paragraphes 18.6.2.1 et 18.6.2.2, elles seront embauchées selon les critères suivants, sans ordre particulier : l'aptitude de la candidate à accomplir les fonctions du poste, son expérience antérieure pertinente et ses qualifications universitaires pertinentes en plus de celles énoncées dans l'affichage de l'offre d'emploi.

18.6.3 Membres dans de programmes interdisciplinaires

Pour l'attribution des postes et l'embauche en fonction des paragraphes 18.5, 18.6 et 18.7, les membres inscrits à un programme interdisciplinaire sans un programme de premier cycle (p.ex. santé des populations) sont associés à une seule unité scolaire de leur choix pour la durée de leur programme. Le formulaire électronique de demande doit indiquer clairement aux candidates inscrites dans des programmes interdisciplinaires qu'elles doivent choisir une unité scolaire parmi celles qui contribuent officiellement à son programme interdisciplinaire ou parmi les unités scolaires de sa directrice ou codirectrice de thèse. Ce choix doit rester le même pendant toute la durée du programme études. Lorsqu'elles remplissent la demande en ligne, les membres inscrits à un programme interdisciplinaire indiquent, à la rubrique Programme d'études actuel, leur programme interdisciplinaire puis l'unité choisie, afin d'être considérés dans l'ordre de priorité selon les critères d'embauche du paragraphe 18.6.2.1 (1 ou 2). Les autres demandes d'emploi présentées par ces membres sont examinées à la lumière du paragraphe 18.6.2.1 (3).

18.6.4 Langue de préférence

En offrant des postes aux termes des paragraphes 18.5 et 18.6, l'Employeur tente d'affecter les employées ayant indiqué sur leur formulaire de demande qu'ils maîtrisent à la fois le français et l'anglais à des cours dans la langue de préférence notée sur le formulaire. Une employée ne peut présenter un grief parce qu'on lui a assigné un cours offert dans une langue autre que sa langue préférée.

18.7 Sécurité d'emploi

18.7.1 Chaque étudiante diplômée à temps complet à qui on offre pour la première fois pendant son programme un poste ou des postes représentant le quart (1/4) d'une nomination à temps complet, au sens de l'alinéa 18.2.1, pendant l'année d’études, se voit offrir un poste pendant la même année d’études de sorte que la valeur totale des postes pendant l'année d’études équivaut au moins à la valeur d'une nomination à temps complet au titre d'assistante d'enseignement.

18.7.2 Droit à l’emploi pour les étudiantes au doctorat

Chaque étudiante diplômée à temps complet inscrite au doctorat à qui on offre un poste ou des postes d'une valeur totale équivalant à celle d'une nomination à temps complet comme assistante d'enseignement se voit offrir l'équivalent d'une nomination à temps complet au titre d'assistante d'enseignement ou de recherche pour chacune des années subséquentes au cours desquelles elle est inscrite comme étudiante à temps complet, pour une période n'excédant pas la cinquième (5e) année d’études du même programme.

18.7.3 Droit à l’emploi pour les étudiantes à la maîtrise

Chaque étudiante diplômée à temps complet inscrite à un programme de maîtrise de deux ans à qui on offre pendant la première année d'études dans le programme un poste ou des postes d'une valeur équivalente à celle d'une nomination à temps complet comme assistante d'enseignement se voit offrir l'équivalent d'une nomination à temps complet au titre d'assistante d'enseignement ou de recherche l'année suivante pourvu qu'elle soit alors inscrite pour au moins une (1) session au cours de la deuxième (2) année.

18.7.4 L'Employeur fera des efforts raisonnables pour s'acquitter des droits prévus aux paragraphes 18.7.1, 18.7.2 et 18.7.3 le plus tôt possible pendant l'année d'études du membre. Lorsqu'un membre informe l’unité, avec confirmation écrite de la directrice de thèse, qui aura terminé son programme d'étude avant que les heures auxquelles il a droit aient été travaillées, l’unité fera un effort raisonnable pour accorder la priorité à ce membre.

18.7.5 Obligation de soumettre une demande d’emploi

Une employée qui souhaite bénéficier de son droit à l’emploi en vertu de 18.7.2 ou 18.7.3 doit soumettre une demande d’emploi conformément à l’article 18.4. Sa préférence déclarée sera prise en considération lors de l’embauche. Cependant, il est entendu que l’unité scolaire doit aussi prendre en considération les besoins pédagogiques de l’unité et pourrait lui offrir un autre poste.

18.7.6 Absence de droit à des postes particuliers

Les parties conviennent que l'obligation découlant des alinéas 18.7.1, 18.7.2 et 18.7.3 ne s'applique pas à des postes particuliers affichés par l'unité. Une employée peut déposer un grief seulement si l'Employeur n'a pas respecté cette obligation; elle ne peut déposer un grief portant sur le poste particulier qu'on lui a offert pour satisfaire à cette obligation, ni pour le choix de poste indiqué sur le formulaire en ligne. Sur demande, l'Employeur doit informer l'employée des raisons pour lesquelles elle n'a pas obtenu le poste lorsque les raisons ont trait à ses aptitudes, ses habilités, ses connaissances ou ses capacités.

18.7.7 Droit à une nomination pendant un congé de grossesse

Les étudiantes diplômées inscrites à temps partiel plutôt qu'à temps complet (en raison des soins à un enfant après une grossesse) pour une période pouvant aller jusqu’à vingt-quatre (24) mois ont droit à la moitié (1/2) d'une nomination aux termes de l’alinéa 18.7.1.

18.7.8 Possibilité de nomination(s) supplémentaire(s)

Rien de ce qui précède n'exclut la possibilité qu'une étudiante diplômée à temps complet se voie offrir un ou des postes supplémentaires.

18.7.9 Droit de refuser un poste sans perdre son droit à l’emploi

Les deux parties conviennent qu'une employée a le droit de refuser un poste.

  • Si l'employée refuse un poste pour lequel la superviseure est soit sa directrice académique de thèse, soit, le cas échéant, un membre du comité de thèse pour la maîtrise ou le doctorat de l'employée, celui-ci se voit offrir un autre poste de valeur égale ou supérieure.
  • Les étudiantes diplômées peuvent demander à ne pas recevoir un assistanat à l'enseignement dans un cours pour lequel elles ont déjà occupé une telle fonction. Dans la mesure du possible, l'Employeur accède à la demande en offrant un poste de valeur au moins égale.
  • Si l’employée ne peut accepter le poste offert en raison de circonstances hors de son contrôle (incluant sans s’y limiter aux circonstances imposées par le programme d’études tels que les stages, le travail sur le terrain, un semestre d’études à l’étranger), elle devra aviser l’Employeur des raisons et demander un changement de nomination. L’Employeur ne devra pas refuser cette demande sans motif valable. Dans la mesure du possible, l'Employeur doit donner suite à cette demande avec une nomination d’au moins la même valeur monétaire.

18.7.10 Droit du superviseur de refuser

Il est en outre entendu qu'une professeure n'est pas tenue de superviser une employée si elle est également la directrice de thèse de cette employée ou, le cas échéant, si elle est un membre du comité consultatif du doctorat ou de la maîtrise de l'employée. En pareil cas, l'employée se voit offrir un autre poste de valeur au moins égale ou supérieure.

18.7.11 Sécurité d’emploi pendant les congés approuvés

La période pendant laquelle une étudiante diplômée est en congé approuvé des études à temps complet ne compte pas comme l'une des périodes d'études visées aux alinéas 18.7.2 ou 18.7.3.

18.8 Liste d’admissibilité

18.8.1 Avant le 30 juin, chaque unité prépare une liste, appelé la liste d’adminissibilité, de toutes les personnes admissibles à une obligation de renouvellement de nomination en vertu de l’alinéa 18.5.1 (i). Sur la liste d’admissibilité figureront en ordre numérique les numéros d'étudiants, en affichant seulement les quatre derniers chiffres pour des raisons de confidentialité. Cette liste sera affichée sur le tableau d’affichage de l’unité réservé en totalité ou en partie aux avis de postes à pourvoir. Tel que prévu à l’article 18.3.3, la liste d’admissibilité sera envoyée à toutes les étudiantes diplômées de l’Unité. La liste affichée ne devra pas contenir de noms. Si le nombre de postes disponibles n’est pas suffisant pour satisfaire toutes les obligations énoncées à l’alinéa 18.5.1 (i) lors de la session d’automne, la liste des admissibilités restantes est affichée dans l‘ordre numérique par numéros d’étudiant, affichant seulement les quatre derniers chiffres pour des raisons de confidentialité.

18.8.2 Une copie électronique de la liste d’admissibilité sera envoyée au Syndicat au moment ou à peu près au moment où la liste est affichée, en incluant les noms correspondants aux numéros d’étudiantes.

18.8.3 Pour accommoder les employées, chaque unité envoie, au plus tard le 30 juin chaque année, un avis électronique aux étudiantes diplômées inscrites à ses programmes pour les informer de la liste d’admissibilité mentionnée à l'alinéa 18.8.1. Pour faire l'envoi électronique, l’unité utilise l'adresse courriel des étudiantes diplômées et joint la liste d'admissibilité au courriel.

18.8.4 Responsabilité de soumettre une demande d’emploi

Il est entendu que l'avis électronique mentionné à l'alinéa 18.8.3 sert des fins pratiques et informatives seulement et n'oblige aucunement l’unité scolaire ou l'Employeur à aviser chaque employée ou étudiante diplômée de ses droits respectifs. Le fait de ne pas recevoir l'avis électronique mentionné à l’alinéa 18.8.3 ne dispense pas une employée de son obligation de faire une demande d'emploi pour avoir droit à un poste.

18.9 Statut d'étudiante

18.9.1 Le contrat est nul si l'employée n'est pas inscrite comme étudiante au moment de commencer le travail qui y est prévu. Le contrat demeure valide si l'employée est inscrite au moment de commencer le travail qui y est prévu mais perd son statut d'étudiante pendant la durée du contrat.

18.9.2 Si l'employée décroche un contrat en fonction de son statut d'étudiante à temps complet qu'elle modifie par la suite à un statut à temps partiel dans les trente (30) jours suivant le début de la session universitaire pour laquelle le contrat lui a été offert, elle doit informer l'unité où elle occupe son poste du changement de son statut au moment de demander ce changement. Si l'employée a posé sa candidature à un poste en tant qu'étudiante à temps complet puis passe à un statut à temps partiel, elle informe chaque unité où elle a posé sa candidature de son changement de statut. Le système de demande en ligne et l'offre d'emploi feront état de cette exigence.

18.9.3 L'employée à qui on a attribué un contrat en fonction de son statut d'étudiante à temps complet qu'elle modifie par la suite à un statut à temps partiel peut être tenu de revenir au statut à temps complet dans les trois (3) jours ouvrables à condition que l'unité où elle occupe son poste l'en informe dans les trente (30) premiers jours de la session universitaire pour laquelle le contrat lui a été offert. Ne pas revenir au statut à temps complet peut entraîner la résiliation du contrat. Avant de résilier le contrat, les parties se rencontrent pour examiner les circonstances du changement du statut étudiante et les motifs du maintien en vigueur du contrat. Si les parties ne peuvent s'entendre, l'Employeur prend la décision finale quant au maintien en vigueur ou non du contrat. Il est entendu que toutes les heures travaillées auparavant sont rémunérées si le contrat est résilié. Les contrats en vigueur ne sont pas résiliés si l'employée a modifié son statut de temps plein à temps partiel pour des raisons d'accommodement attestées.

18.9.4 Si un contrat est résilié aux termes de l'alinéa 18.9.3, le poste redevient vacant sans être affiché de nouveau s'il reste au moins vingt-cinq pourcent (25 %) ou dix (10) heures de travail à accomplir. Le cas échéant, la demande d'emploi initiale de l'employée est examinée pour le poste redevenu vacant selon l'ordre de priorité établi à l'alinéa 18.6.2.1.

18.10 Recours

18.10.1 Le membre n'a pas le droit de déposer un grief s’il a posé sa candidature à un poste affiché pour lequel il n'a pas été retenu mais qu'il l'a été pour un autre poste ayant la même rémunération et le même nombre d'heures que le poste auquel il avait posé sa candidature. Le membre a le droit de déposer un grief en vertu de l’article 13 s’il n'a pas été retenu pour un poste affiché auquel il avait posé sa candidature et si on ne lui a pas offert un autre poste, ou si on lui a offert un autre poste ayant une rémunération et un nombre d'heures inférieurs au poste auquel il avait posé sa candidature.

18.10.2 Si le grief est réglé en sa faveur, la plaignante reçoit la rémunération totale prévue au contrat à moins que les parties s'entendent sur un règlement mutuellement satisfaisant. Si les parties conviennent de remplacer par la plaignante le titulaire du poste faisant l'objet du grief, le titulaire est payé pour le nombre d'heures travaillées aux termes du contrat et reçoit un montant équivalant à dix pourcent (10 %) des heures restant à faire au contrat; ce règlement n'est pas considéré comme un moyen de satisfaire au droit que le titulaire peut avoir aux termes des alinéas 18.7.1, 18.7.2 et 18.7.3 pendant l'année d’études en question.