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Questions et réponses

Un gestionnaire supervise un assistant de recherche postdoctoral embauché pour un projet de recherche de quatre ans. Le projet est financé par une subvention. L’employé a droit aux avantages sociaux. Est-ce qu’il faut faire une évaluation de cet employé?

Oui, si l’employé occupe le poste pour plus d’un an.

Un employé change de poste au mois de juillet. Ses objectifs ont été entrés dans le système de Gestion de la performance et du développement professionnel et approuvés par l’ancien superviseur. Est-ce que le nouveau superviseur peut voir les objectifs établis dans ce système et les notes documentées au moment où l’employé occupait l’ancien poste ?

Tout nouveau superviseur a accès au contenu du dossier du nouvel employé. Le superviseur devrait faire l’évaluation entre janvier et juillet et le nouveau superviseur fixe les objectifs et les évalue en décembre.

Parmi les meilleures pratiques, nous proposons que les superviseurs donnent une évaluation de rendement à tout employé qui quitte son poste pour un nouveau poste à l’Université. C’est également une bonne pratique de proposer que le superviseur donne une évaluation de rendement à chacun de ses employés lorsque ce superviseur envisage quitter l’Université.

Est-ce que le nouveau gabarit à utiliser pour rédiger des descriptions de postes amène à développer des responsabilités en lien avec Destination 20/20 et le plan stratégique du secteur?

Les descriptions de postes sont rédigées en fonction des besoins opérationnels des secteurs et sont basées sur la méthode Hay et non sur le plan stratégique qui est la vision de l’Université dans son ensemble.

Est-ce que tous les objectifs doivent être liés à Destination 20/20?

Le plus possible, oui! Les objectifs devraient découler du plan stratégique de l’Université et aussi des plans des secteurs, facultés et services.

Est-ce que les directeurs de départements reçoivent une formation pour ce programme?

Oui : ils sont tous invités à suivre la formation obligatoire (la vue d’ensemble). Dans certaines facultés, nous avons aussi prévu des ateliers sur mesure, afin d’aborder la question avec les leaders universitaires. Sinon, ils doivent suivre la formation.

Au sujet des rôles et responsabilités : est-ce que c’est le superviseur ou l'employé qui fixe une rencontre pour discuter des objectifs?

Le gestionnaire ou l’employé peut proposer la rencontre. Si l’employé ne le fait pas, le superviseur a un rôle à jouer pour amorcer la discussion.

Est-ce que l’évaluation pourrait porter sur une période autre que du 1er janvier au 31 décembre? Nos projets étant planifiés à partir de l’année universitaire, il nous est difficile d’établir des objectifs annuels.

Le commentaire a été communiqué à l’équipe responsable du programme, et la période d’évaluation demeurera la même, soit du 1er janvier au 31 décembre.

Sur quels critères finalement se basera-t-on pour évaluer les employés ?

Les employés seront évalués en se basant sur l’atteinte ou non des objectifs, des compétences et du plan de développement fixés pour l’année en question.

Est-ce que le superviseur reçoit un courriel lorsque l’employé partage des rétroactions avec lui?

Non. L’employé peut informer le superviseur qu’il a ajouté une note ou le superviseur peut voir l’ajout de la note lorsqu’il accède au système de Gestion de la performance et du développement professionne.

Est-ce que vous pourriez ajouter les meilleures pratiques ou des exemples pour nous aider à établir des objectifs, des compétences et un plan de développement?

Oui, l’équipe du programme considère ajouter des exemples sur la page d’accueil du logiciel.

Est-ce que l’employé a le choix de partager ou non avec son superviseur un document qu’il télécharge dans système de Gestion de la performance et du développement professionnel?

Non. Sous la section "documents", le superviseur peut voir automatiquement le document que l’employé télécharge. Toutefois, le superviseur a le choix de partager ou non avec l’employé un document qu’il (le superviseur) télécharge.

Cependant, dans la section "Rétroactions", l’employé et son superviseur ont tous les deux le choix de partager les rétroactions ou pas.

Comment est-ce que je peux indiquer la date d’échéance quand j’ai un objectif qui contient plusieurs tâches ayant des dates d’échéance différentes? Le système de Gestion de la performance et du développement professionnel ne me permet d’entrer qu’une seule date.

La date qu’il faut entrer est la date d’échéance de l’objectif : quand l’objectif (combinant toutes les différentes tâches) devra-t-il être réalisé?

Comme superviseure, comment est-ce que je peux motiver un employé près de la retraite à établir un plan de développement?

Nous croyons que l’apprentissage est une action continue. Si l’employé ne souhaite pas continuer son perfectionnement professionnel, vous pouvez lui suggérer de créer un plan ou un document de transition pour partager ses connaissances et sa mémoire institutionnelle avec l’équipe et la personne qui occupera son poste, pour ainsi participer à la planification de la relève. Et s’il y a des points à améliorer quant aux objectifs de l’année passée, ils peuvent faire partie du plan de développement. Enfin, vous pouvez lui suggérer d’envisager des possibilités de développement personnel, dont les formations offertes par le CADO.

Si je ne peux pas établir tous mes objectifs annuels au début de l’année, ne connaissant pas tous mes projets, est-ce que je peux ajouter mes objectifs en cours d’année?

Oui, vous pouvez ajouter ou modifier vos objectifs au courant de l’année. Le guide d’utilisateur du système de Gestion de la performance et du développement professionnel vous indique comment procéder pour entrer des objectifs à l’extérieur de la période prescrite (ex. après le 15 octobre ou le 31 mars pour une année régulière).

Si je supervise plus d’un niveau d’employés, est-ce que je peux voir tous leurs profils?

Oui. Sous l’onglet "Mes employés", vous trouverez les employés que vous supervisez directement. Pour voir le profil du prochain niveau d’employés, il suffit de cliquer sur l’icône qui ressemble à un organigramme (voir le guide d’utilisateur pour en savoir plus).

Je suis superviseure. Est-ce que j’approuve les objectifs, les compétences et le plan de développement seulement des employés qui se rapportent à moi directement ou est-ce que je dois approuver ceux de tous les employés sous moi?

Pour l’étape de l’approbation des objectifs, compétences et plan de développement, vous devez approuver uniquement ceux des employés qui se rapportent directement à vous. C’est seulement l’évaluation formelle qui requiert deux niveaux d’approbation.

Je ne suis pas à l’aise de discuter de mon plan de développement avec mon superviseur, car je désire quitter mon poste.

Si vous pensez quitter votre poste et que vous n’êtes pas à l’aise d’en discuter avec votre superviseur, vous pouvez toujours établir un plan de développement lié à votre poste actuel. Toutefois, un plan de développement a pour objectif de vous aider à réaliser votre plein potentiel au sein de l’Université. Comme pratique exemplaire en gestion des ressources humaines, nous encourageons les superviseurs à appuyer, dans la mesure du possible, et à respecter le plan de développement des employés afin de leur permettre de continuer à s’épanouir soit dans leur poste ou ailleurs à l’Université.

Comment faire l’évaluation d’une employée dans le cas de deux personnes qui partagent à parts égales la supervision?

Les superviseurs doivent nommer qui sera l’évaluateur principal. Ce dernier effectue l’évaluation et l’envoie au deuxième superviseur pour révision. Le système de Gestion de la performance et du développement professionnel permet cette fonction. Un des superviseurs devra également discuter des résultats de l’évaluation avec l’employé.

Mon superviseur a quitté son poste à la fin d’avril, et le nouveau superviseur entrera en fonction à la mi-juillet. Est-ce que j’entre mes objectifs dans le système de Gestion de la performance et du développement professionnel?

Si vous avez déjà rédigé vos objectifs au début de l’année, entrez-les dans le système de Gestion de la performance et du développement professionnel. Votre nouveau superviseur pourra les réviser et les modifier si nécessaire à son arrivée ou pendant l’année. Si vous ne les avez pas encore rédigés, prenez tout de même l’initiative de les rédiger et de les entrer dans le système.

Comme dans l’autre cas, votre nouveau superviseur pourra les réviser et les modifier si nécessaire à son arrivée ou pendant l’année.

Je supervise un employé contractuel avec nous pour huit mois. Est-ce que je dois faire son évaluation?

Non, ce n’est pas obligatoire. Cependant, si vous désirez lui donner des objectifs, veuillez utiliser le formulaire PDF qui a été suggéré au début de 2012 pour l’établissement des objectifs.

À l’embauche d’un employé, est-ce que le superviseur a accès au profil du candidat sélectionné pour vérifier ses évaluations à titre de référence?

Un superviseur qui désire obtenir des renseignements sur les évaluations d’un employé considéré pour un poste doit communiquer avec son conseiller en RH. Le conseiller en RH peut partager l’information contenue dans les évaluations des trois dernières années seulement. Le conseiller en RH a accès au profil des employés et peut partager certaines informations seulement avec le superviseur en processus d’embauche.