Mon infoProfessionnels des technologies de l’information de l’Université d’Ottawa

(A) Comité conjoint d'évaluation (CCÉ) des postes pour le groupe des professionnels des technologies de l'information de l'Université d'Ottawa (PTIUO) représenté par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC)

Mandat du comité :

Le mandat du comité est d'assurer le maintien du système de classification et des évaluations des postes du Groupe des professionnels des technologies de l'information de l'Université d'Ottawa (PTIUO) représenté par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (Institut). L'évaluation des postes vise à mesurer de façon réelle et objective la valeur relative des postes les uns par rapport aux autres en leur assignant une classe salariale et le maintient de l'équité salariale.

Principes:

  • Le comité paritaire opère de façon transparente, honnête et objective.
  • Les discussions au comité sont confidentielles.
  • L'évaluation des postes est basée sur l'information décrite dans la description du poste et le formulaire de demande d'évaluation. La performance du titulaire du poste n'est aucunement prise en considération.
  • Les intérêts personnels des membres du comité, n'affecteront en aucun temps l'évaluation des postes.
  • L'évaluation des postes et le système de classification sont appliqués uniformément pour tous les postes du PTIUO représentés par l'Institut sans exception.
  • L'évaluation des postes et le système de classification sont neutres et conformes avec la Loi sur l'équité salariale.
  • Afin de préserver l'équité interne, le comité s'entend de s'assurer que ses nouvelles évaluations soient équitables avec les évaluations complétées avant la composition du CCÉ.

Composition:

  • Le comité conjoint d'évaluation des postes du PTIUO est conjoint entre l'Institut et l'employeur.
  • La répartition des membres est paritaire. À chaque rencontre, le l'Institut est représenté par trois (3) représentants et l'employeur est aussi représenté par trois (3) représentants.
  • Le quorum du comité est de quatre (4) membres, dont au moins deux (2) représentants de l'Institut et deux (2) représentants de l'employeur. Les parties agissent avec diligence afin de s'assurer que le comité puisse siéger autant que possible lors d'absence motivée.
  • Chaque partie nomme un co-président pour le comité. Un co-président préside chaque réunion du comité, en alternance.

Rôles et responsabilités:

Co-président de l'employeur :

  • Est un membre du CCÉ dont la présence est toujours requise.
  • Assure la participation de deux (2) autres membres représentants l'employeur à chaque rencontre du comité.
  • Gère le processus des demandes de classification à partir de l'étape de la réception de la demande jusqu'à la communication du résultat.
  • Prépare l'information et la documentation requise pour l'évaluation.
  • Informe les membres de leurs obligations de maintenir la confidentialité du processus et des conflits d'intérêts réels et perçus.
  • Assure que la justification des évaluations est enregistrée et documentée.
  • Assure la formation des membres du comité d'évaluation de l'Université.
  • Documente les déclarations de conflits d'intérêts et la façon dont le conflit a été géré.

Co-président du PTIUO:

  • Est un membre du CCÉ dont la présence est toujours requise.
  • Assure la participation de trois (3) membres représentants le PTIUO (lui-même inclus) à chaque rencontre du comité.
  • Signe conjointement avec le co-président de l'employeur la communication du résultat des évaluations.
  • Informe les membres de leurs obligations de maintenir la confidentialité du processus et des conflits d'intérêts réels et perçus.
  • Assure que la justification des évaluations est enregistrée et documentée.
  • Assure la formation des membres du comité d'évaluation du PTIUO. L’Université assumera les frais de formation pour un maximum de deux (2) membres par année financière.
  • Documente les déclarations de conflits d'intérêts et la façon dont le conflit a été géré.

Fonctionnement du comité :

  • La méthode d'évaluation du Groupe Hay est utilisée pour l'évaluation de tous les postes, sans exception. Lors d'une demande d'évaluation de poste, le comité peut demander au doyen ou le directeur du service de faire une brève présentation ou de répondre aux questions du comité. Le comité fera parvenir au doyen ou le directeur du service ses questions par écrit à l'avance. Le doyen ou le directeur du service et le titulaire signeront les réponses soumises au comité.
  • Les décisions sont prises par consensus de tous les membres qui sont présents lors de l'évaluation au comité. Une évaluation finalisée ne peut pas être contestée par un membre du fait qu'il était absent au comité lors de l'évaluation.
  • La liste des évaluations de tous les postes du PTIUO et le détail du pointage attribué est distribuée lors du comité.
  • Un membre en conflit d'intérêts par rapport à l'évaluation d'un poste doit s'absenter pour l'évaluation du poste en question. Un conflit d'intérêts se présente si le membre du comité est un membre de la famille immédiate du titulaire du poste évalué ou si le poste en question est son propre poste, celui d'un supérieur ou d'un subalterne direct. Le conflit d'intérêts doit être documenté. Si un membre doit être excusé en raison d'un conflit d'intérêts, un membre alternant prendra sa place.
  • Le mandat des membres du comité est de deux (2) ans et peut être renouvelé avec l'accord des deux co-présidents.

Demandes d’évaluations:

  • Les demandes d'évaluation doivent provenir du doyen de la faculté ou du directeur du service, ou logée conformément à l'article 47 de la convention collective.
  • La documentation requise pour faire l'évaluation d'un poste comprend la description de tâche (ancienne et nouvelle avec les modifications soulignées), l'organigramme (avant et après) et le formulaire de demande d'évaluation de poste (le formulaire doit être développé avant la première rencontre). La nouvelle description de tâches doit être signée par le titulaire et toute la documentation doit être signée par le gestionnaire et le doyen ou le directeur.
  • Toutes les demandes d'évaluation seront examinées par les co-présidents. Les co-présidents soumettront les demandes d'évaluation au comité dans les circonstances suivantes :
    • Un nouveau poste est créé.
    • Les responsabilités d'un poste existant changent de façon considérable.
    • A la suite d'une réorganisation d'une faculté, d'un service ou d'un département et que des changements importants ont été apportés aux responsabilités du poste.
    • La description de tâche date de trois (3) ans, ou plus et que des changements importants ont été apportés aux responsabilités du poste.
    • Toutes autres demandes d'évaluations jugées nécessaires par les co-présidents.
  • Les co-présidents envoient une confirmation écrite des résultats au doyen ou le directeur et une copie au gestionnaire dans les dix (10) jours ouvrables suivant la rencontre du comité. Le gestionnaire informe l'employé des résultats de l'évaluation. Le doyen ou le directeur peut rencontrer les co-présidents s'il désire plus de détails.

Mécanisme d’appel:

  • Réexamen:
  • Dans les dix (10) jours suivant la réception de la décision du CCÉ, l'employé, le doyen ou le directeur du service, selon le cas, ou leur représentant peuvent demander par écrit que l'évaluation de la description de travail fasse l'objet d'un nouvel examen s'ils croient que certains éléments n'ont pas été pris en compte par le CCÉ au moment de l'évaluation. Une lettre explicative devra être soumise au CCÉ avec la demande.

  • Le CCÉ examinera la demande et rendra une décision exécutoire sous réserve d'un appel au Comité d'appel en classification (CAC).

  • Comité d'appel en classification (CAC)
  • Un comité d‘appel en classification est formé de trois (3) membres suivants:

  • Les frais du consultant externe seront partagés également entre l'Université et l'Institut.

  • Motifs et procédures pour présenter une demande au CAC :

  • En foi de quoi, les parties ont signé, le 22 février 2018.