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Mon infoAssociation des professeur(e)s de l’Université d’Ottawa

Trousse d'accueil des nouveaux membres du personnel

Du recteur et vice-chancelier

Félicitations pour votre nouvel emploi à l’Université! Vous vous joignez à une équipe composée de membres du personnel et de professeures et professeurs exceptionnels aspirant aux plus hautes normes d’excellence en enseignement et en recherche, qui font la marque des plus grandes universités.

Nous sommes ravis de vous compter parmi nous! Nul doute que vous aurez beaucoup de plaisir et de fierté à travailler avec vos collègues à la réalisation de la mission d’enseignement et de recherche d’un établissement qui met les étudiants au premier plan.

Nous sommes tous impatients de faire votre connaissance. Nous espérons que votre nouvel emploi sera gratifiant et stimulant, et que vous profiterez des nombreuses occasions de croissance personnelle et de perfectionnement professionnel dont regorge le milieu universitaire.

Nouveaux employés

À votre arrivée à l’Université, vous devrez en premier lieu comprendre votre nouvel environnement. Nous laissons à votre unité d’embauche le soin de faire votre encadrement selon ses normes et ses besoins. Ici, nous allons simplement vous aider à parfaire votre compréhension de l’Université dans son ensemble en poursuivant la démarche commencée avec la lettre d’embauche que nous vous avons fait parvenir.

Cette lettre d'embauche renfermait les renseignements suivants :

  • votre numéro d’employé et son utilisation sur les divers sites Web de l’Université, en particulier le portail VirtUO.
  • votre adresse électronique à l’Université et le mécanisme d’accès à votre compte courriel.
  • les coordonnées de l’équipe des Ressources humaines.

Si vous n’avez pas encore reçu cette lettre, veuillez communiquer avec infoRH par courriel à inforh@uOttawa.ca ou par téléphone au 613-562-5832.

Les étapes à suivre pour apprivoiser votre nouvel environnement.

1- Venez nous rencontrer

Votre première tâche est de vous présenter au comptoir des Ressources humaines, à la pièce 019 du pavillon Tabaret, pour obtenir une carte d’identité avec photo.

Apportez les documents suivants :

  • Un chèque ou bordereau de dépôt d'une institution financière canadienne portant le numéro du compte dans lequel vous désirez faire déposer votre paye (si vous apportez un chèque, écrivez-y la mention "ANNULÉ") - Nous acceptons ce document par courriel
  • Si vous n’êtes pas résident permanent canadien ou résidente permanente canadienne, et que vous n’êtes pas couvert par un régime d’assurance maladie provincial, vous devez apporter un permis de travail valide. Les Ressources humaines vous indiqueront les démarches nécessaires pour adhérer au régime d’assurance maladie obligatoire.
  • Si vous avez signé un contrat, il est préférable d'en avoir une copie avec vous.

2- Prenez connaissance de vos avantages sociaux

Nous vous encourageons à vous renseigner le plus rapidement possible sur les avantages sociaux auxquels vous avez droit. Voici une liste non exhaustive de ces avantages : semaines de congés annuels, régime de retraite, assurances de base et assurances complémentaires (p. ex. vie, accident, dentaire, invalidité), exonération des droits de scolarité, cours de français et d’anglais, Service des sports ou accès aux bibliothèques.

Il y a une quinzaine de groupe d’employés à l’Université; les avantages sociaux sont sensiblement les mêmes pour tous, mais il y a quelques différences. En arrivant sur la page Mon-Info des Ressources humaines, vous devrez confirmer le groupe auquel vous appartenez pour avoir accès à la liste des avantages sociaux qui y sont associés

Il est important de vous familiariser avec ces derniers pour pouvoir prendre les bonnes décisions au sujet, notamment, des avantages sociaux facultatifs.

3- Signez les formulaires d’embauche

Si vous êtes admissibles aux avantages sociaux, notre assureur, Canada Vie, vous enverra un courriel concernant votre adhésion. Vous aurez à fournir des renseignements personnels tels que le nom de votre conjoint ou conjointe et celui de vos enfants et des renseignements sur l’adhésion de votre conjoint ou conjointe à un autre régime d’assurances.

Les documents suivants pourraient vous aider à prendre des décisions concernant vos avantages sociaux  :

4- Inscrivez-vous aux formations obligatoires

L’Université et le gouvernement souhaitent que tous les membres du personnel connaissent les normes du travail. L’Université attache beaucoup d’importance aux normes sur l’accessibilité, la prévention des violences, y compris la violence sexuelle, les droits de la personne, la diversité et à l’inclusion, la santé et sécurité au travail et l’excellence en gestion.

Votre superviseur ou superviseure vous accordera le temps nécessaire pour suivre les formations obligatoires pendant les heures de bureau .

Pour voir une description des formations obligatoires et vous inscrire, vous devrez ouvrir une session avec votre numéro d’employé.

5- Prenez connaissance de renseignements complémentaires

Les sites et documents suivants sont très instructifs. Votre superviseur ou superviseure vous accordera le temps nécessaire pendant les heures de bureau pour vous familiariser avec tous les renseignements complémentaires.

  • Retournez visiter le site Mon-Info pour en savoir plus sur la rémunération, le régime de retraite, le système d’évaluation du rendement, les prix et distinctions et les conventions collectives.
  • C’est du site Mon Profil RH que vous mettez à jour vos coordonnées personnelles et celles des personnes à joindre en cas d’urgence. C’est également à partir de ce site que vous obtiendrez une copie de votre relevé d’impôt T4 et des renseignements liés à votre rémunération.
  • Cartes des campus.
  • Vous voulez prendre un congé? Vous avez été malade ? Informez-en votre superviseur et entrez l’information dans le Système de gestion des congés FAST (accès limité au campus).
  • Vous cherchez un renseignement sur l’Université? Rendez-vous sur votre moteur de recherche préféré (p. ex. google.ca ou bing.ca) et entrez uottawa suivi du titre ou du sujet de ce que vous recherchez. Par exemple uottawa tabaret, uottawa velo, uottawa ressources humaines, etc.
  • Le site des Ressources humaines vous fournira les outils pour trouver toute l’aide nécessaire pour avoir la meilleure expérience de travail possible. Explorez-le sans plus tarder et ajoutez le à vos favoris.