Article 16 : mesures disciplinaires
16.1 Une lettre disciplinaire, une suspension ou un congédiement constituent une mesure disciplinaire. L'Université n'impose pas de mesure disciplinaire sans une cause juste et suffisante.
16.2 Lors de l'imposition d'une mesure disciplinaire, l'Université applique le principe de la gradation des sanctions, étant entendu qu'une faute lourde peut entraîner immédiatement une mesure disciplinaire plus sévère allant jusqu'au congédiement dès le premier acte ou geste reproché.
16.3 Lorsqu'il s'agit d'appliquer une mesure disciplinaire, le doyen de la faculté ou le directeur du service doit consulter le Service des ressources humaines.
16.4 Rencontre de nature disciplinaire
Lors de toute rencontre de nature disciplinaire ou qui pourrait entraîner une mesure disciplinaire, l'employé, à moins d'y renoncer expressément par écrit, doit être accompagné du représentant de l'Institut de son choix et disponible pour une telle rencontre.
16.5 Dans le cas où l'Université désire imposer une mesure disciplinaire, l'Université convoque l'employé par un avis écrit au moins un (1) jour ouvrable complet à l'avance. L'avis écrit informe l'employé du jour, de l'heure et du lieu de la rencontre, ainsi que de son droit d'être accompagné d'un représentant de l'Institut. Une copie conforme de l'avis écrit est envoyée à l'Institut. Advenant que le représentant de l'employé ne soit pas disponible, la réunion est reportée d'au plus un (1) jour ouvrable complet.
16.6 Lorsqu'elle suspend ou congédie un employé, l'Université l'en avise par écrit. L'avis comprend les motifs justifiant la sanction, la durée de la suspension s'il y a lieu et la date effective de la suspension ou du congédiement.
Si la suspension ou le congédiement fait l'objet d'un grief ou d'un arbitrage, l'Université ne peut invoquer d'autre motif de suspension ou de congédiement que ceux énoncés dans l'avis prévu à l'alinéa précédent.
16.7 L'Université retire du dossier personnel toute mesure disciplinaire et détruit tout document et déclaration en relation avec une mesure disciplinaire deux (2) ans après l'imposition de la sanction, à moins qu'il n'y ait eu une autre infraction disciplinaire de même nature versée au dossier personnel. L'Université informe par écrit l'employé du retrait de son dossier et de la destruction des dits documents et déclarations. Dans le cas d'une infraction similaire subséquente, ce retrait du dossier est reporté à la date prévue pour le retrait de documents et déclarations en relation avec la dernière sanction imposée pour une offense similaire. L'unité de travail où l'employé travaillait au moment de l'imposition de la mesure disciplinaire est avisée par le Service des ressources humaines de l'obligation de détruire les documents précités qui seraient contenus aux dossiers administratifs qu'elle détient sur l'employé concerné.
Une copie de l'avis est envoyée à l'employé de même que de la confirmation du retrait des documents et déclarations au Service des ressources humaines.
Toute mesure disciplinaire au sujet de laquelle un employé a eu gain de cause est retirée aussitôt de son dossier.
16.8 L'Université peut suspendre un employé avec plein salaire et tous les avantages sociaux pendant une enquête administrative. Il est entendu que cette suspension n'est pas une mesure disciplinaire et qu'elle ne peut faire l'objet de grief. Si au terme de cette enquête, aucune mesure disciplinaire n'en résulte, l'Université retire et détruit immédiatement du dossier personnel et des dossiers administratifs dans les unités de travail tout document relatif à cette suspension avec solde et à l'enquête s'y rattachant. Si une mesure disciplinaire résulte de cette enquête, les documents précités sont retirés des dossiers et détruits en même temps et selon les mêmes modalités que ceux prévus en 16.7.