Article 14 : griefs

14.1  Grief

Un grief est défini comme tout différend relatif à l'interprétation, à l'application, à l'administration ou à la présumée violation de la convention.

Un grief est individuel s'il est fait par ou au nom d'un employé.

Lorsqu'il présente un grief au premier palier, l'employé qui ne désire pas être accompagné d'un représentant des employés le signifie en signant le formulaire prévu à cet effet et convenu par les parties. Copie de ce formulaire est acheminée sans délai à l'Institut.

Un grief est collectif s'il vise un différend identique et visant le même redressement pour des employés d'une même faculté ou d'un même service. Si les employés concernés par le grief collectif n'ont pas le même superviseur, le grief est déposé immédiatement au deuxième palier. Au grief est annexée une liste des employés partie au grief avec leur signature autorisant le dépôt du grief collectif en leur nom. Dans ce cas, un seul de ces employés est désigné par l'Institut pour l'accompagner lors des discussions aux divers paliers de la présente procédure.

Un grief en est un de principe s'il est déposé par l'Institut ou l'Université et qu'il soulève une question d'application générale ou d'interprétation de la convention. Dans ce dernier cas, le grief est déposé immédiatement au deuxième palier, c'est-à- dire au Services-Conseils, RH secteur des relations de travail ou à l'Institut.

Aucun employé ni son représentant de l'Institut, membre de l'unité de négociation ne subit de représailles parce qu'il présente un grief.

Les parties reconnaissent que les griefs doivent être réglés promptement et s'engagent à agir diligemment pour ce faire.

L'Institut prend en charge tous les griefs à compter du deuxième palier.

14.2  Règlement des différends

• Discussion informelle :

• Avant de procéder par voie de grief, l'employé, seul ou accompagné d'un représentant de l'Institut, peut tenter de régler tout différend lors d'une rencontre informelle avec son supérieur immédiat. Dans l'optique de régler promptement tout différend, et même si la discussion informelle n'est pas obligatoire, les parties reconnaissent que des rencontres et des discussions informelles entre les employés et leurs superviseurs en vue de résoudre les différends peuvent souvent s'avérer utiles.

• Premier palier :
  • Si les parties n'arrivent pas à s'entendre à l'étape de la discussion informelle ou s'il n'y a pas de discussion informelle, l'employé ou l'Institut par son représentant peuvent présenter un grief par écrit au représentant autorisé de l'Université, à savoir le doyen de la faculté ou le directeur du service concerné, avec une copie au Services-Conseils RH, secteur des relations de travail.
  • Le grief expose sommairement le différend et le redressement demandé et doit être présenté au plus tard le quinzième (15e) jour ouvrable qui suit l'incident donnant lieu au grief, ou dans les quinze (15) jours ouvrables après que l'employé ait pris connaissance pour la première fois des événements donnant lieu au grief, selon la dernière de ces dates.
  • Le recours à la discussion informelle prévue en 14.2 a) interrompt le délai de quinze (15) jours ouvrables prévu ci-dessus, et ce délai commence à courir seulement après une décision écrite du supérieur immédiat à la suite de cette discussion informelle ou au plus tard cinq (5) jours après cette discussion.
  • Dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent le dépôt du grief, le représentant autorisé de l'Université, seul ou accompagné d'un représentant du Services-Conseils, RH, secteur des relations de travail, rencontre l'employé, et son représentant le cas échéant, pour tenter de résoudre le grief.
  • Le représentant autorisé de l'Université rend une décision écrite qu'il transmet à l'autre partie et à son représentant dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception du grief.
• Deuxième palier :
  • Si les parties ne s'entendent pas pour régler le grief au premier palier, le représentant des employés peut, dans un délai de quinze (15) jours ouvrables suivant la réponse du représentant autorisé de l'Université ou, dans le cas de l'absence d'une réponse, de l'expiration du délai pour répondre, soumettre le grief au Négociateur principal, Services-Conseils, RH.
  • Le Négociateur principal, Services-Conseils, RH ou son représentant autorisé, rencontre dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception du grief au deuxième palier le représentant des employés accompagné de l'employé afin de discuter et tenter de régler le grief. Le Négociateur principal, Services-Conseils, RH ou son représentant autorisé, rend une décision écrite qu'il transmet à l'Institut avec copie à l'employé dans les quinze (15) jours ouvrables de la rencontre visée en i) ci-dessus.
• Renvoi à l'arbitrage : Si les parties ne s'entendent pas pour régler le grief au deuxième palier, l'Institut informe par écrit la direction des relations de travail de son intention de soumettre le grief à l'arbitrage dans les soixante (60) jours suivant la réponse du Négociateur principal, Services-Conseils, RH ou, dans le cas de l'absence d'une réponse, de l'expiration du délai pour répondre. S'il s'agit d'un grief de l'Université, son représentant autorisé dispose du même délai pour informer l'Institut de son intention de soumettre le grief à l'arbitrage.

14.3  Procédure abrégée

Tout grief contestant une mise à pied, un congédiement ou une suspension sans solde est présenté directement au deuxième palier prévu en 14.2 dans les trente (30) jours de la mesure contestée.

14.4  Prolongation des délais

• Les délais et les paliers prévus au présent article sont de rigueur, à moins d'une entente écrite entre l'Université et l'Institut pour les prolonger ou les subroger, ou qu'il est expressément convenu de procéder directement à un palier spécifique.
• S'il s'agit d'un grief déposé par l'Université, les mêmes délais prévus à l'article 14 pour l'Institut et les employés s'appliquent à l'Université, et les délais dont dispose l'Université s'appliquent à l'Institut. Si, à n'importe quel moment les représentants de l'Université ne respectent pas les délais prévus à la convention, l'Institut et la personne ayant déposé le grief peuvent procéder au palier suivant ou le soumettre à l'arbitrage le cas échéant.
• Si l'employé ou l'Institut ou l'Université ne respectent pas les délais prévus à la convention qui leur incombent ou qu'une réponse n'est pas reçue dans les délais prévus, le grief est réputé abandonné. En cas de mésentente à savoir si les délais de l'article 14 ont été respectés, un arbitre nommé conformément à l'article 15 est mandaté pour disposer de ce nouveau litige en considération des circonstances entourant le présumé non-respect de ces délais.

14.5 Nonobstant la procédure prévue ci-dessus, les parties peuvent se rencontrer en tout temps dans le but de trouver une solution satisfaisante au grief.