Article 22 : congés de maladie

Définitions:

Invalidité totale: Un employé est considéré en invalidité totale lorsqu'il est atteint d'une invalidité complète et ininterrompue imputable à une blessure, à une maladie, à une complication résultant d'une grossesse, ou à une affectation mentale. Il est empêché de remplir les fonctions attribuables à son poste habituel pour la durée du nombre de jours maximum du congé de maladie. Par la suite, les conditions établies par l'assureur selon l'article sur l'invalidité prolongée sont appliquées.

Invalidité partielle: Un employé est considéré en invalidité totale lorsqu'il est atteint d'une invalidité complète et ininterrompue imputable à une blessure, à une maladie, à une complication résultant d'une grossesse, ou à une affectation mentale. Il est empêché de remplir les fonctions attribuables à son poste habituel pour la durée du nombre de jours maximum du congé de maladie. Cependant, avec l'approbation de l'Université, il effectue une proportion des tâches habituelles de son poste ou un autre poste avec des fonctions similaires à celles de son poste, et le salaire reçu pour ces tâches effectuées est au moins de 30 % de moins que son salaire régulier. Un employé ne peut être en invalidité partielle avant d'avoir rencontré la définition d'invalidité totale.

22.1 L'employé régulier qui n'a pas complété sa période de probation accumule une demi-journée (0,5) de congé de maladie par mois, qui peuvent être utilisés pendant la période de probation.

22.2 L'employé régulier ayant complété sa période de probation peut bénéficier de l'indemnité de congé de maladie suivante s'il rencontre les définitions d'invalidité :

• Cent pour cent du salaire de base normal pendant un maximum de cent dix-neuf (119) jours civils à compter du premier jour d'invalidité totale attribuable à un accident ou à une maladie et cela dans le cas de chaque invalidité relative à une cause différente, incluant les complications résultant d'une grossesse. Un retour au travail progressif ou un travail/retour au travail à temps partiel sont inclus dans le calcul des cent dix-neuf (119) jours civils accordés à l'employé en congé de maladie.
• L'indemnité de congé de maladie est payée pendant une période maximale de cent dix-neuf (119) jours civils ou pendant une période se terminant à la date déterminée de cessation d'emploi, la plus courte de ces périodes étant retenue.
• Les prestations sont diminuées i) du montant des indemnités versées par la Commission de la sécurité professionnelle de l'assurance contre les accidents de travail (CSPAAT) si celles-ci sont reçues, étant entendu que c'est normalement l'Université qui verse l'indemnité de congé de maladie, ou ii) du montant des prestations analogues auxquelles l'employé est admissible à recevoir à la suite d'une maladie ou d'un accident en vertu d'un régime gouvernemental ou d'une assurance privée, sauf l'assurance-emploi.

Conditions

22.3 L'employé admissible qui souffre d'une invalidité totale peut recevoir cette indemnité aux conditions suivantes :

• Dès le début d'une période d'invalidité, l'employé doit informer, dès que possible, le supérieur immédiat de la durée prévue de l'absence. S'il s'agit d'un employé qui travaille par quart, il doit informer son supérieur immédiat au moins deux heures avant le début de son quart régulier. Si le congé se prolonge au-delà de la période, l'employé ou son mandataire doit aviser le Secteur santé et mieux-être de tout changement à la date prévue de retour dès qu'il la connait.
• Un billet médical est exigé dans les cas suivants :
  • dans le cas de tout congé de maladie se prolongeant au-delà de trois (3) jours ouvrables consécutifs;
  • dans le cas où le dossier des congés de maladie de l'employé donne lieu à des doutes sérieux sur la validité de la déclaration, et cela même si le congé de maladie est moins de trois (3) jours ouvrables consécutifs; dans ce cas, les limitations fonctionnelles sont demandées.
  • Ce billet médical doit contenir au minimum les renseignements suivants : date de consultation, dates d'absence, nom du médecin, numéro d'enregistrement au Collège des médecins et signature du médecin. Il doit être reçu au Secteur santé et mieux-être dans les trois (3) jours suivant le retour au travail.
• Un certificat médical de l'Université, doit être rempli obligatoirement par le médecin traitant lorsque l'invalidité dépasse dix (10) jours ouvrables, au maximum dans les vingt (20) jours calendrier suivant la première journée de l'absence, sinon le congé de maladie sera non rémunéré et le salaire sera arrêté à cette date par le service, et les jours de congés pris jusqu'à cette date seront traités comme des congés annuels. Dans les cas où les congés annuels sont épuisés, les jours d'absence seront traités comme des congés sans solde et un relevé d'emploi sera émis aux fins de prestations possibles du programme d'assurance-emploi fédéral. Le certificat médical doit être renouvelé mensuellement.
• À tout moment au cours d'un congé de maladie, l'Université peut exiger qu'un employé subisse des examens médicaux chez des médecins nommés par l'Université afin de déterminer si l'employé en question est admissible à l'indemnité de congé de maladie et/ou s'il est en mesure de reprendre son travail. Le coût de ces examens sera payé par l'Université. L'Université peut vérifier le motif de l'absence et déterminer la nature et la durée de l'absence.
• Advenant que l'employé ait fait une fausse déclaration ou que le motif de l'absence soit autre que la maladie de l'employé, l'Université peut prendre les mesures disciplinaires appropriées.
• Lorsque le certificat médical ou un/des examens ne confirment pas un congé de maladie pour raison d'invalidité mais que le médecin traitant maintient que l'employé ne peut revenir au travail, l'employé sera en congé sans solde. Un certificat médical mensuel sera requis pour maintenir le statut de congé sans solde pour un maximum de cent dix-neuf (119) jours, puis aux six (6) mois par la suite. Les modalités prévues à l'article sur l'ancienneté seront appliquées pour l'accumulation et le maintien de l'ancienneté durant cette période. Une fin d'emploi sera appliquée deux ans après le début de l'absence.
• Dans des circonstances normales de travail, le régime de congé de maladie de l'Université n'est pas conçu pour permettre à un employé de jouir d'une période de repos thérapeutique pour raisons d'angoisse, de fatigue, de stress ou pour toutes autres raisons semblables occasionnées par des conflits de personnalité avec son supérieur immédiat ou par des mesures disciplinaires légitimes ou pour tout autre motif semblable tel que déterminé au besoin par le Secteur santé et mieux-être.
• L'employé doit entrer les congés de maladie utilisés dans le système électronique de congé de l'Université.

Adaptations

22.4 Dans la mesure du possible, et de façon raisonnable, l'Université accommode les employés qui ont des limitations fonctionnelles afin de faciliter le retour au travail suite à un accident ou une maladie. Les parties peuvent également décider, si possible et selon les accommodations à faire, de placer un employé dans d'autres fonctions qui respectent les limitations fonctionnelles dans un poste vacant.

22.5 Lorsqu'un employé, sans avoir bénéficié d'une indemnité de congé de maladie, requiert une adaptation raisonnable selon son médecin traitant, l'Université peut faire une évaluation par un spécialiste, pour déterminer les limitations fonctionnelles et les adaptations requises. Les coûts d'examens seront payés par l'Université.

22.6 L'employé doit aviser le Secteur santé et mieux-être et de son problème de santé, son incapacité ou un handicap qui l'empêche de répondre aux exigences du poste.

22.7 L'employé fournit au Secteur santé et mieux-être, en toute confidentialité, les renseignements et les documents provenant des professionnels de la santé pour expliquer convenablement la nature et l'ampleur de l'adaptation demandée.

22.8 L'employé et l'unité de négociation doivent appuyer et collaborer avec l'Université dans ses efforts pour identifier et offrir les adaptations nécessaires, notamment, en aidant à trouver des solutions que l'Université peut raisonnablement envisager pour répondre aux besoins.

Retour au travail d’un congé de maladie

22.9 Lors de congés de maladie de plus de vingt (20) jours ouvrables, l'employé doit fournir une attestation d'aptitude au travail de son médecin traitant avant de pouvoir retourner au travail. Cette attestation peut être le certificat médical complété lors du début du congé de maladie, en autant que la date de retour au travail n'ait pas changé. L'attestation permet de confirmer si l'employé est apte à reprendre le travail et veut identifier toute mesure d'adaptation ou de restriction à respecter durant la période de réintégration au travail.

Retour au travail d’un accident de travail

22.10 Un employé qui revient d'un congé de maladie suite à un accident de travail peut retourner au poste qu'il occupait avant l'accident au travail, avec ou sans adaptation raisonnable, si ce retour est à l'intérieur de la période des cent dix-neuf (119) jours de congé de maladie. Si l'absence est de plus longue durée, l'Université respectera les modalités suivantes, la plus courte s'appliquant :

• retour dans le poste de l'employé ou un poste équivalent jusqu'à un an après que l'employé a été déclaré apte à reprendre les tâches essentielles de son poste;
• deux (2) ans après la date de la lésion ou de la maladie;
• la date où l'employé atteint l'âge de 65 ans.

Confidentialité

22.11 Afin de protéger la confidentialité, les billets et certificats médicaux doivent être acheminés par l'employé directement au Secteur de santé et mieux-être.

22.12 L'employé n'est pas tenu de dévoiler la nature de la maladie ni le nom du médecin traitant à son supérieur immédiat.

22.13 Le Secteur santé et mieux-être et congés ne peut divulguer le contenu de dossiers médicaux ni des renseignements d'ordre médical sans le consentement écrit de l'employé. Ceci n'inclut pas les renseignements sur les adaptations requises pour un retour au travail, selon l'article 22.7.

Renouvellement de la période d’indemnité de congé de maladie

22.14 Afin que soit renouvelée la période maximale d'indemnité de congé de maladie de 119 jours, l'Université peut exiger un certificat confirmant l'aptitude au retour au travail que doit accorder le médecin traitant et l'employé qui a reçu une indemnité de congé de maladie doit;

• revenir au travail pendant un (1) jour ouvrable complet s'il s'agit d'une invalidité attribuable à une cause complètement différente, l'accident ou la maladie étant survenu après le jour de retour au travail. Ceci ne peut être un jour de congé annuel et l'employé doit être présent au travail.
• revenir au travail pendant trente (30) jours civils consécutifs s'il s'agit d'une invalidité attribuable à la même cause. Durant cette période de trente (30) jours consécutifs, l'employé ne pourra jouir de congés annuels.

Limitations

22.15 Pendant toute période d'absence survenant à la suite d'un avis de cessation d'emploi, aucune indemnité de maladie n'est versée à moins d'une attestation d'invalidité délivrée par un médecin et acceptée par le Secteur santé et mieux-être.

22.16 Les congés de maladie ne sont pas cumulatifs et ils ne sont jamais remboursables.

22.17 Lorsqu'un employé est blessé ou malade durant un congé sans solde :

• L'employé est admissible aux indemnités de congé de maladie (119 jours) seulement s'il s'est inscrit tel que prévu à l'article 18.4;
• L'employé doit aviser le Secteur santé et mieux-être et congés aussitôt que débute la période de congé de maladie;
• Par la suite, à la fin de la période prévue du congé sans solde, l'employé sera admissible à recevoir l'indemnité de congé de maladie payé pour la balance de la période de 119 jours en cours.

22.18 Aucune indemnité de congé de maladie n'est accordée aux employés qui ne sont pas acceptés au régime d'invalidité de longue durée. Si le médecin traitant maintient que l'employé ne peut revenir au travail, l'employé sera en congé sans solde. Un certificat médical sera requis aux six (6) mois. Les modalités prévues à l'article sur l'ancienneté seront appliquées pour l'accumulation et le maintien de l'ancienneté durant cette période. Une fin d'emploi sera appliquée deux ans après le début de l'absence.

22.19 Les prestations de congés de maladie ne peuvent être accordées dans les circonstances suivantes :

• Le cas où la blessure ou la maladie a volontairement été causée par l'employé lui-même dans le but explicite de profiter des dispositions du présent article.
• Les cas d'émeutes, de guerres ou de participation volontaire à des manifestations tumultueuses.
• Les cas où la maladie ou la blessure est survenue alors que l'employé commettait un acte criminel pour lequel une cour dûment constituée l'a reconnu coupable ou alors qu'il purgeait une peine d'emprisonnement.
• Les cas de grossesse (toutefois, les complications reliées à la grossesse sont couvertes par cet article, sur présentation d'un certificat médical de l'Université d'Ottawa).
• Les cas où l'employé touche également une rémunération de vacance.
• Durant une grève, sauf si l'invalidité validée a débuté avant le début de la grève et qu'un certificat médical avait été remis avant la grève.
• Tout traitement esthétique ou chirurgie esthétique autre que pour des raisons de santé.
• Les cas où l'employé prend un congé de maladie et où, le même jour, il se présente à un cours ou à un autre travail.
• Les cas où l'employé fait l'objet d'une suspension qui n'a pas été invalidée dans le cadre de la procédure de règlement des griefs.

Toxicomanie, alcoolisme ou toute autre dépendance reconnue

22.20 Dans le cas où l'invalidité est attribuable à la toxicomanie, à l'alcoolisme ou toute autre dépendance reconnue comme maladie, les avantages sont accordés que pendant les congés nécessaires au traitement de ces maladies, et ce, tel qu'approuvé par un médecin ou un spécialiste identifié par l'Université. Le traitement de ces maladies, telle une cure ou un plan de redressement, devra être approuvé par le Secteur santé et mieux-être.

Temps accordé pour rendez-vous médicaux et traitements

22.21 L'employé doit tenter en tout temps de céduler leurs rendez-vous médicaux à l'extérieur des heures de travail ou au début ou à la fin de la journée de travail pour minimiser l'effet de leur absence sur leur secteur de travail.

22.22 Un avis raisonnable doit être fourni au supérieur immédiat lorsqu'un rendez-vous médical ou un traitement a été cédulé.

22.23 Une période maximale de deux (2) heures est accordée pour les rendez-vous préventifs ou de diagnostique chez un médecin, un dentiste ou un optométriste. Si une absence de plus de deux (2) heures est requise, cette période d'absence sera comptabilisée et traitée comme congé de maladie à moins que le temps soit remis en heures de travail.

22.24 Tous les rendez-vous pour fins de traitement médical sont comptabilisés et traités comme congés de maladie, et validés au Secteur de santé et mieux-être. L'employé cumule ses heures de rendez-vous approuvés et les inscrits en demi-journées ou en journée de congés de maladie dans le système de congé électronique de l'Université.

Assurance pour invalidité de longue durée

22.25 Seul les employés réguliers qui ont terminé leur période de probation participent à une police d'assurance pour l'invalidité de longue durée pour laquelle l'Université paiera 100 % des primes mensuelles basées sur deux tiers (2/3)* du salaire de base régulier des employés de l'unité de négociation. L'Université accepte de continuer la pratique actuelle en ce qui a trait aux paiements des primes de la police d'assurance. (*Voir l’article 30.11 Assurances collectives)

22.26 Lorsqu'un employé est en congé de maladie d'une durée suffisante pour prévoir que l'employé ait besoin possiblement de recourir à de l'assurance pour invalidité de longue durée, le Secteur santé et mieux-être entreprendra les démarches nécessaires pour communiquer à l'employé les actions qu'il devra prendre pour effectuer une demande de prestation auprès de l'assureur.

22.27 Les parties reconnaissent que lorsqu'une décision sur l'admissibilité de l'employé aux prestations d'invalidité de longue durée est effectuée par un assureur, ladite décision ne peut faire l'objet d'un grief aux termes de la convention. Toutefois, l'employé peut faire appel auprès de l'assureur.

22.28 Un employé est dit en situation d'invalidité lorsqu'il est admissible aux prestations d'invalidité de longue durée. La période de la situation d'invalidité de l'employé est considérée comme continue nonobstant le retour de l'employé à ses fonctions à temps complet, pourvu qu'un tel retour au travail ne dépasse pas cent-quatre-vingt (180) jours civils consécutifs.

22.29 Un employé en situation d'invalidité n'accumule aucun congé annuel. Toute période pendant laquelle l'employé est en situation d'invalidité est considérée, aux fins du régime de pension, comme période de service à temps complet à l'Université. Un employé n'est pas admissible à aucun congé pendant qu'il est en situation d'invalidité de longue durée.

22.30 L'employé n'a aucune obligation de charge de travail pendant qu'il est en situation d'invalidité totale et ne reçoit aucune rémunération reliée au travail. L'accès aux bénéfices inclus dans les assurances collectives auxquelles il participait est maintenu comme s'il n'était pas en situation d'invalidité, mais l'employé n'y fait aucune contribution.

22.31 Lorsque la situation d'invalidité totale de l'employé prend fin et qu'il reprend l'ensemble ou une partie de sa charge de travail, la rémunération accordée par l'Université se fonde sur le salaire de base fixé conformément à 22.29.

22.32 Sujet à l'approbation du directeur de service, un employé qui peut entreprendre une charge de travail partielle selon l'avis de son médecin peut le faire, en tenant compte de l'état médical de l'employé. Cette approbation ne sera pas refusée sans motif raisonnable. La rémunération et les prestations d'invalidité sont fixées selon la proportion du temps travaillé et l'invalidité. Les avantages accordés à l'employé sont maintenus comme si l'employé n'était pas en situation d'invalidité. Les contributions sont fixées selon la formule habituelle et au taux (contributions employeur et employé), mais en fonction de la rémunération de travail. L'employé a droit aux congés de maladie conformément aux dispositions de la convention, pourvu que la condition exigeant le congé de maladie soit différente de la condition ayant entraîné l'invalidité prolongée. Lorsque l'employé est en congé de maladie, la rémunération et les prestations d'invalidité sont fixées selon une formule établie de temps à autre par les parties.