Article 12 : procédure de grief et arbitrage
12.1 Un grief désigne tout désaccord entre les parties relativement à l'interprétation, l'application, l'administration ou à la violation présumée de la convention.
12.2 Grief individuel : l'unité de négociation peut présenter un grief individuel pour le compte d'un employé.
12.3 Grief collectif : un grief collectif, résultant du regroupement de griefs individuels identiques visant à obtenir une même mesure de réparation, peut être présenté au premier palier si les employés ont tous le même superviseur, ou au deuxième palier s'ils font part d'une même unité, mais qu'ils ont un superviseur différent. Dans ce dernier cas, les plaignants doivent présenter le grief par l'intermédiaire d'un seul porte-parole. Ils doivent joindre au formulaire de grief une lettre dans laquelle figurent les noms de chaque plaignant.
12.4 Grief de principe : l'Université et le Syndicat peuvent présenter un grief de principe se rapportant à une violation présumée de la convention ou à une question d'application générale ou d'interprétation de celle-ci. Le grief peut être présenté au deuxième palier, selon ce que le Syndicat ou l'Université juge approprié. Il est expressément entendu que les dispositions du présent article ne peuvent être invoquées relativement à un grief qui touche directement un employé et que ce dernier pourrait déposer directement. Il est entendu également que la procédure de règlement du grief individuel ne sera pas ainsi contournée.
12.5 Le grief portant sur une suspension sans paie ou un congédiement est présenté au deuxième palier.
12.6 Pour être valide, un grief doit avoir été déposé par écrit dans les dix (10) jours ouvrables de la connaissance du fait dont le grief découle, mais dans un délai n'excédant pas soixante (60) jours de l'occurrence du fait qui donne lieu au grief. Le décompte pour établir la connaissance du fait et l'occurrence du fait est comptabilisé à partir de la première rencontre de présentation d'une plainte ou d'un grief, soit à la rencontre informelle ou en première ou en deuxième étape, selon le cas.
12.7 Les délais prescrits dans le présent article sont de rigueur, sous réserve du droit des parties de les modifier sur entente écrite.
12.8 Étapes de plaintes informelles
12.8.1 Les parties souhaitent que la plainte d'un employé soit réglée aussi rapidement que possible. Il est entendu que l'employé n'a de grief que s'il a d'abord discuté de la plainte avec son superviseur sans obtenir satisfaction.
12.8.2 L'employé qui le souhaite peut être accompagné par un délégué syndical ou un représentant syndical. Dans ce cas, le superviseur sera accompagné par un agent de liaison. Si les discussions ne donnent aucun résultat satisfaisant, un avis de grief peut être déposé.
12.8.3 S'il est impossible de discuter d'abord de la plainte avec le superviseur en raison des circonstances de cette plainte, les parties peuvent, sur entente mutuelle, sauter l'étape de la plainte informelle.
12.8.4 Si un avis de grief formel doit être déposé, il doit l'être dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de l'étape de la rencontre informelle.
12.9 Premier palier
12.9.1 Les griefs au premier palier sont déposés par écrit auprès du directeur du service.
12.9.2 Dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de dépôt du grief, l'employé, accompagné de son délégué syndical ou d'un représentant syndical et le directeur du service, accompagné de l'agent de liaison se rencontrent pour tenter de régler le grief.
12.9.3 La réponse écrite du directeur est transmise dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de la rencontre entre les personnes désignées par les parties.
12.9.4 Si elle n'est pas satisfaite du règlement du grief, ou si elle n'a reçu aucune réponse dans le délai prévu au premier palier, la partie qui présente le grief peut présenter celui-ci au deuxième palier, à condition qu'elle agisse dans un délai de dix (10) jours à compter de la date à laquelle elle a reçu la réponse officielle au premier palier.
12.10 Deuxième palier
12.10.1 Les griefs au deuxième palier sont déposés par écrit auprès du négociateur principal ou son délégué.
12.10.2 Dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la date du dépôt d'un grief au deuxième palier, l'employé, le négociateur principal ou une personne qu'il désigne, et un représentant syndical se rencontrent pour tenter de régler le grief.
12.10.3 Le négociateur principal ou son délégué, remet au Syndicat une réponse écrite officielle dans un délai de dix (10) jours à compter de la rencontre entre les personnes désignées par les parties.
12.10.4 Si elle n'est pas satisfaite du règlement du grief, ou si elle ne reçoit aucune réponse dans le délai prévu, la partie qui présente le grief peut soumettre celui-ci à l'arbitrage au troisième palier, à condition qu'elle agisse dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la réception de la réponse officielle au deuxième palier.
12.11 Troisième palier - Arbitrage
12.11.1 Si le grief n'est toujours pas réglé au terme de la procédure du deuxième palier, le Syndicat avise l'Université ou, dans le cas d'un grief déposé par l'Université, celle-ci avise le Syndicat, dans un délai de vingt (20) jours de la réponse au deuxième palier, de son désir d'aller en arbitrage. Cet avis énonce brièvement la nature du grief ainsi que le nom du ou des auteurs du grief.
12.11.2 Les griefs sont entendus par un seul arbitre.
12.11.3 Dans un délai de quinze (15) jours ouvrables suivant l'avis de renvoi à l'arbitrage, les parties nomment un arbitre. Si elles sont incapables de s'entendre à cet égard dans le délai susmentionné, les parties à la convention choisissent l'arbitre par tirage au sort à partir d'une liste de quatre (4) arbitres, chaque partie à la convention proposant deux (2) arbitres dont le nom figure sur une liste de quatre (4) noms soumise par l'autre partie.
12.11.4 Quiconque est un employé de l'Université d'Ottawa ou un membre du Bureau des gouverneurs ou du Sénat de l'Université d'Ottawa, ou qui a été partie à l'affaire soumise à un arbitre ou a tenté de négocier ou de régler celle-ci, ne peut être choisi comme arbitre.
12.11.5 L'arbitre a le devoir et le pouvoir de régler tous les différends qui opposent les parties, et il détient tous les pouvoirs d'un arbitre qui sont prévus dans la Loi sur les relations de travail de l'Ontario, telle qu'elle est modifiée à l'occasion.
12.11.6 Sous réserve des dispositions de la Loi sur les relations de travail de l'Ontario, l'arbitre n'est pas compétent aux fins de modifier la convention ou d'agir contrairement à celle-ci, étant entendu qu'il ne sera pas interdit à l'arbitre d'entendre le grief et de rendre une décision à cet égard en raison d'une irrégularité procédurale ou technique négligeable.
12.11.7 Les frais de l'arbitre sont assumés à parts égales par les parties.
12.11.8 Les employés appelés à témoigner à un arbitrage sont libérés sans perte de salaire pour le temps où leur présence est requise.
12.11.9 Rien dans le présent article n'empêche l'une ou l'autre partie d'exercer son droit de demander l'arbitrage accéléré ainsi que le définit l'article 49 de la Loi sur les relations de travail de l'Ontario.