Article 23 : congés de maladie

Définitions:

Invalidité totale : Un employé est considéré en invalidité totale lorsqu'il est atteint d'une invalidité complète et ininterrompue imputable à une blessure, à une maladie, à une complication résultant d'une grossesse, ou à une affectation mentale. Il est empêché de remplir les fonctions attribuables à son poste habituel pour la durée du nombre de jours maximum du congé de maladie. Par la suite, les conditions établies par l'assureur selon l'article sur l'invalidité prolongée sont appliquées.

Invalidité partielle : Un employé est considéré en invalidité totale lorsqu'il est atteint d'une invalidité complète et ininterrompue imputable à une blessure, à une maladie, à une complication résultant d'une grossesse, ou à une affectation mentale. Il est empêché de remplir les fonctions attribuables à son poste habituel pour la durée du nombre de jours maximum du congé de maladie. Cependant, avec l'approbation de l'Université, il effectue une proportion des tâches habituelles de son poste ou d’un autre poste avec des fonctions similaires à celles de son poste; le salaire reçu pour ces tâches effectuées est au moins de 30 % inférieur à son salaire régulier. Un employé ne peut être en invalidité partielle avant d'avoir satisfait la définition d'invalidité totale.

Congé de maladie

23.1 L'employé régulier qui n'a pas terminé sa période de probation accumule une demi-journée (0,5) de congé de maladie par mois jusqu'à un maximum de trois (3) jours ouvrables, qui peuvent être utilisés pendant la période de probation.

23.2 L'employé régulier ayant terminé sa période de probation peut bénéficier de l'indemnité de congé de maladie suivante s'il respecte les définitions d'invalidité :

Cent pour cent du salaire de base normal pendant un maximum de cent dix-neuf (119) jours civils à compter du premier jour d'invalidité totale attribuable à un accident ou à une maladie, et cela dans le cas de chaque invalidité relative à une cause différente, incluant les complications résultant d'une grossesse. Un retour au travail progressif ou un travail en temps partiel/retour au travail à temps partiel est inclus dans le calcul des cent dix-neuf (119) jours civils accordés à l'employé en congé de maladie.
L'indemnité de congé de maladie est payée pendant une période maximale de cent dix-neuf (119) jours civils ou pendant une période se terminant à la date déterminée de cessation d'emploi, la plus courte de ces périodes étant retenue.
Les prestations sont diminuées i) du montant des indemnités versées par la Commission de la sécurité professionnelle de l'assurance contre les accidents de travail (CSPAAT) si celles-ci sont reçues, étant entendu que c'est normalement l'Université qui verse l'indemnité de congé de maladie, ou ii) du montant des prestations analogues auxquelles l'employé est admissible à recevoir à la suite d'une maladie ou d'un accident en vertu d'un régime gouvernemental ou d'une assurance privée, sauf l'assurance-emploi.

Conditions

23.3 L'employé admissible qui souffre d'une invalidité totale peut recevoir cette indemnité aux conditions suivantes :

Dès le début d'une période d'invalidité, l'employé doit informer le supérieur immédiat de la durée prévue de l'absence. S'il s'agit d'un employé qui travaille par quart, il doit informer son supérieur immédiat au moins deux heures avant le début de son quart régulier. Si le congé se prolonge au-delà de la période, l'employé ou son mandataire doit aviser le Secteur santé et mieux-être de tout changement à la date prévue de retour dès qu'il la connait.
Un billet médical est exigé dans les cas suivants :
- tout congé de maladie se prolongeant au-delà de trois (3) jours ouvrables consécutifs;
- le dossier des congés de maladie de l'employé donne lieu à des doutes sérieux sur la validité de la déclaration, et cela même si le congé de maladie est moins de trois (3) jours ouvrables consécutifs; dans ce cas, les limitations fonctionnelles sont demandées.
- Ce billet médical doit contenir au minimum les renseignements suivants: date de consultation, dates d'absence, nom du médecin, numéro d'enregistrement au Collège des médecins et signature du médecin. Il doit être reçu au Secteur santé et mieux-être dans les trois (3) jours suivant le retour au travail.
Un certificat médical de l'Université, doit être rempli obligatoirement par le médecin traitant lorsque l'invalidité dépasse dix (10) jours ouvrables, au maximum dans les vingt (20) jours civils suivant la première journée de l'absence, sinon le congé de maladie est non rémunéré et le salaire est arrêté à cette date par le service, et les jours de congés pris jusqu'à cette date seront traités comme des congés annuels. Dans les cas où les congés annuels sont épuisés, les jours d'absence sont traités comme des congés sans solde et un relevé d'emploi est émis aux fins de prestations possibles du programme fédéral d'assurance-emploi.
Le certificat médical doit être renouvelé mensuellement.
À tout moment au cours d'un congé de maladie, l'Université peut exiger qu'un employé subisse des examens médicaux chez des médecins nommés par l'Université afin de déterminer si l'employé en question est admissible à l'indemnité de congé de maladie. Le coût de ces examens est payé par l'Université. L'Université peut vérifier le motif de l'absence et déterminer la nature et la durée de l'absence.
Dans le cas où un employé aurait fait ou produit une fausse déclaration ou si la raison de l’absence est autre que la maladie, l’Université pourra prendre des mesures disciplinaires appropriées.
Lorsque le certificat médical ou un ou/des examens ne confirment pas un congé de maladie pour raison d'invalidité mais que le médecin traitant maintient que l'employé ne peut revenir au travail, l'employé est en congé sans solde. Un certificat médical mensuel est requis pour maintenir le statut de congé sans solde pour un maximum de cent dix-neuf (119) jours, puis aux six (6) mois par la suite. Les modalités prévues à l'article sur l'ancienneté seront appliquées pour l'accumulation et le maintien de l'ancienneté durant cette période. Une fin d'emploi est appliquée deux ans après le début de l'absence.
Dans des circonstances normales de travail, le régime de congé de maladie de l'Université n'est pas conçu pour permettre à un employé de jouir d'une période de repos thérapeutique pour raisons d'angoisse, de fatigue, de stress ou pour toutes autres raisons semblables occasionnées par des conflits de personnalité avec son supérieur immédiat ou par des mesures disciplinaires légitimes ou pour tout autre motif semblable tel que déterminé au besoin par le Secteur santé et mieux-être.

Adaptations

23.4 Dans la mesure du possible, et de façon raisonnable, l'Université accommode les employés qui ont des limitations fonctionnelles afin de faciliter le retour au travail à la suite d’un accident ou d’une maladie. Les parties peuvent également décider, si possible et selon les adaptations à faire, de placer un employé dans un poste vacant avec d'autres fonctions qui respectent les limitations fonctionnelles.

23.5 Lorsqu'un employé, sans avoir bénéficié d'une indemnité de congé de maladie, requiert une adaptation raisonnable selon son médecin traitant, l'Université peut faire faire une évaluation par un spécialiste, pour déterminer les limitations fonctionnelles et les adaptations requises. Les coûts des examens sont payés par l'Université.

23.6 L'employé doit aviser le Secteur santé et mieux-être du problème de santé, de l’incapacité ou du handicap qui l'empêche de répondre aux exigences du poste. Si une rencontre est nécessaire, l’employé sera avisé de son droit d’être accompagné d’un représentant syndical à cette rencontre et tout au long du processus.

23.7 L'employé fournit au Secteur santé et mieux-être, en toute confidentialité, les renseignements et les documents provenant des professionnels de la santé pour expliquer la nature et l'ampleur de l'adaptation demandée.

23.8 L'employé et l'unité syndicale doivent appuyer et collaborer avec l'Université dans ses efforts pour identifier et offrir les adaptations nécessaires, notamment, en aidant à trouver des solutions que l'Université peut envisager pour répondre aux besoins de l’employé.

Retour au travail après un congé de maladie

23.9 Lors de congés de maladie de plus de vingt (20) jours ouvrables, l'employé doit fournir une attestation d'aptitude au travail de son médecin traitant avant de pouvoir retourner au travail. Cette attestation peut être le certificat médical rempli lors du début du congé de maladie, en autant que la date de retour au travail n'ait pas changé. L'attestation permet de confirmer si l'employé est apte à reprendre le travail et veut identifier toute mesure d'adaptation ou de restriction à respecter durant la période de réintégration au travail.

Retour au travail après un accident de travail

23.10 Un employé qui revient d'un congé de maladie à la suite d’un accident de travail peut retourner au poste qu'il occupait avant l'accident au travail, avec ou sans adaptation raisonnable, si ce retour est à l'intérieur de la période des cent dix-neuf (119) jours de congé de maladie. Si l'absence est de plus longue durée, l'Université respecte les modalités suivantes, la plus courte s'appliquant :

retour dans le poste de l'employé ou un poste équivalent jusqu'à un (1) an après que l'employé a été déclaré apte à reprendre les tâches essentielles de son poste;
deux (2) ans après la date de la lésion ou de la maladie;
la date où l'employé atteint l'âge de 65 ans.

Confidentialité

23.11 Afin de protéger la confidentialité, les billets et certificats médicaux doivent être acheminés par l'employé directement au Secteur santé et mieux-être.

23.12 L'employé n'est pas tenu de dévoiler la nature de la maladie ni le nom du médecin traitant à son supérieur immédiat.

23.13 Le Secteur santé et mieux-être ne peut divulguer le contenu de dossiers médicaux ni des renseignements d'ordre médical sans le consentement écrit de l'employé. Ceci n'inclut pas les renseignements sur les adaptations requises pour un retour au travail, selon l'article 23.7.

Renouvellement de la période d'indemnité de congé de maladie

23.14 Afin que soit renouvelée la période maximale d'indemnité de congé de maladie de 119 jours, l'Université peut exiger un certificat confirmant l'aptitude au retour au travail que doit accorder le médecin traitant. L’employé qui a reçu une indemnité de congé de maladie doit:

revenir au travail pendant un (1) jour ouvrable complet s'il s'agit d'une invalidité attribuable à une cause complètement différente, l'accident ou la maladie étant survenu après le jour de retour au travail. Ceci ne peut être un jour de congé annuel et l'employé doit être présent au travail;
revenir au travail pendant trente (30) jours civils consécutifs s'il s'agit d'une invalidité attribuable à la même cause. Durant cette période de trente (30) jours consécutifs, l'employé ne peut jouir de congés annuels.

Limites:

23.15 Pendant toute période d'absence survenant à la suite d'un avis de cessation d'emploi, aucune indemnité de maladie n'est versée à moins d'une attestation d'invalidité délivrée par un médecin et acceptée par le Secteur santé, mieux-être et congés.

23.16 Les congés de maladie ne sont pas cumulatifs et ils ne sont jamais remboursables.

23.17 Lorsqu’un employé est blessé ou malade durant un congé sans solde:

L’employé est admissible à la période de congé de maladie de 119 jours, seulement s’il s’est inscrit à l’article 19.4 dès que la période de congé de maladie débute.
L’employé doit aviser le Secteur santé et mieux-être.
Ensuite, à la fin du congé sans paie, l’employé est admissible de recevoir des congés de maladie de maladie payés pour la portion restante des 119 jours, qui est déjà en cours.

23.18 Aucune indemnité de congé de maladie n'est accordée aux employés qui ne sont pas acceptés au régime d'invalidité de longue durée. Si le médecin traitant maintient que l'employé ne peut revenir au travail, l'employé est en congé sans solde. Un certificat médical est requis aux six (6) mois. Les modalités prévues à l'article sur l'ancienneté sont appliquées pour l'accumulation et le maintien de l'ancienneté durant cette période.

23.19 Les prestations de congés de maladie ne peuvent être accordées dans les circonstances suivantes :

Les cas où la blessure ou la maladie a volontairement été causée par l'employé lui-même dans le but explicite de profiter des dispositions du présent article;
Les cas d'émeutes, de guerres ou de participation volontaire à des manifestations tumultueuses;
Les cas où la maladie ou la blessure est survenue alors que l'employé commettait un acte criminel pour lequel une cour dûment constituée l'a reconnu coupable ou alors qu'il purgeait une peine d'emprisonnement;
Les cas de grossesse (toutefois, les complications reliées à la grossesse sont couvertes par cet article, sur présentation d'un certificat médical de l'Université d'Ottawa dûment rempli);
Les cas où l'employé touche également une rémunération de vacances;
Durant une grève, sauf si l'invalidité validée a débuté avant le début de la grève et qu'un certificat médical avait été remis avant la grève;
Tout traitement esthétique ou chirurgie esthétique autre que pour des raisons de santé;
Les cas où l'employé prend un congé de maladie et où, le même jour, il se présente à un cours ou à un autre travail;
Les cas où l'employé fait l'objet d'une suspension qui n'a pas été invalidée dans le cadre de la procédure de règlement des griefs.

Toxicomanie, alcoolisme ou toute autre dépendance reconnue

23.20 Dans le cas où l'invalidité est attribuable à la toxicomanie, à l'alcoolisme ou à toute autre dépendance reconnue comme maladie, les avantages sont accordés uniquement pendant les congés nécessaires au traitement de ces maladies, et ce, tel qu'approuvé par un médecin ou un spécialiste déterminé par l'Université. Le traitement de ces maladies, par exemple une cure ou un plan de redressement, doit être approuvé par le Secteur santé et mieux-être.

Temps accordé pour rendez-vous médicaux et traitements

23.21 L'employé doit tenter en tout temps de fixer ses rendez-vous médicaux à l'extérieur des heures de travail ou au début ou à la fin de la journée de travail pour minimiser l'effet de son absence sur son secteur de travail.

23.22 Un avis raisonnable doit être fourni au supérieur immédiat lorsqu'un rendez-vous médical ou un traitement a été fixé.

23.23 Une période maximale de deux (2) heures est accordée pour les rendez-vous préventifs ou de diagnostic chez un médecin, un dentiste ou un optométriste. Si une absence de plus de deux (2) heures est requise, cette période d'absence est comptabilisée et traitée comme congé de maladie à moins que le temps ne soit remis en heures de travail.

23.24 Tous les rendez-vous pour fins de traitement médical sont comptabilisés et traités comme congés de maladie, et validés au Secteur santé, mieux-être et congés. L'employé accumule ses heures de rendez-vous approuvés et les inscrits en demi-journée ou en journée de congés de maladie dans le système de congé électronique de l'Université.

Assurance pour invalidité de longue durée

23.25 Seuls les employés réguliers qui ont terminé leur période de probation participent à une police d'assurance pour invalidité de longue durée pour laquelle l'Université paie 100% des primes mensuelles basées sur deux tiers (2/3)* du salaire de base régulier des employés de l'unité syndicale. *(Voir Assurances collectives, article 31.11)

23.26 Lorsqu'un employé est en congé de maladie d'une durée suffisante pour prévoir que l'employé ait besoin possiblement de recourir à l'assurance pour invalidité de longue durée, le Service des ressources humaines entreprend les démarches nécessaires pour communiquer à l'employé les actions qu'il devra prendre pour effectuer une demande de prestation auprès de l'assureur.

23.27 Les parties reconnaissent que lorsqu'une décision sur l'admissibilité de l'employé aux prestations d'invalidité de longue durée est effectuée par un assureur, ladite décision ne peut faire l'objet d'un grief aux termes de la convention.

23.28 Un employé est dit en situation d'invalidité lorsqu'il est admissible aux prestations d'invalidité de longue durée. La période de la situation d'invalidité de l'employé est considérée comme continue nonobstant le retour de l'employé à ses fonctions à temps complet, pourvu qu'un tel retour au travail ne dépasse pas cent-quatre-vingt (180) jours civils consécutifs.

23.29 Un employé en situation d'invalidité n'accumule aucun congé annuel. Toute période pendant laquelle l'employé est en situation d'invalidité est considérée, aux fins du régime de pension, comme période de service à temps complet à l'Université.

23.30 L'employé n'a aucune obligation de charge de travail pendant qu'il est en situation d'invalidité totale et ne reçoit aucune rémunération reliée au travail. L'accès aux avantages inclus dans les assurances collectives auxquelles il participait est maintenu comme s'il n'était pas en situation d'invalidité, mais l'employé n'y fait aucune contribution.

23.31 Lorsque la situation d'invalidité totale de l'employé prend fin et qu'il reprend l'ensemble ou une partie de sa charge de travail, la rémunération accordée par l'Université se fonde sur le salaire de base.

23.32 Sous réserve de l'approbation du directeur du service des immeubles, un employé qui peut entreprendre une charge de travail partielle selon l'avis de son médecin peut le faire, en tenant compte de l'état médical de l'employé. Cette approbation n’est pas refusée sans motif raisonnable. La rémunération et les prestations d'invalidité sont fixées selon la proportion du temps travaillé et l'invalidité. Les avantages accordés à l'employé sont maintenus comme si l'employé n'était pas en situation d'invalidité. Les contributions sont fixées selon la formule et le taux habituels (contributions employé-employeur), mais en fonction de la rémunération de travail. L'employé a droit aux congés de maladie conformément aux dispositions de la convention, pourvu que la condition exigeant le congé de maladie soit différente de la condition ayant entraîné l'invalidité prolongée. Lorsque l'employé est en congé de maladie, la rémunération et les prestations d'invalidité sont fixées selon une formule établie de temps à autre par les parties.